Baza wiedzy
Procesy biznesowe pod lupą
Procesy biznesowe pod lupą
30.11.2016

Piotr Ukowski

Wyraz „kryzys” jest od lat w mediach odmieniany przez wszystkie przypadki – aż strach umieszczać go w pierwszym zdaniu wypowiedzi. Jednak wielu przedsiębiorców postrzega kryzys jako szansę, a przynajmniej okazję do wprowadzenia zmian.

Jakiś czas temu raport Gartnera wskazał usprawnianie procesów biznesowych jako najważniejszy priorytet biznesowy. Dzieje się tak dlatego, że firmy szukają rezerw we własnej organizacji, uwolnienia uśpionego potencjału. Hossa nie pozwala skupiać się na szczegółach, wymusza pęd do przodu, nie toleruje oglądania się za siebie, a dopiero zaostrzenie rynkowej konkurencji każe przyjrzeć się procesom działającym (lub niedziałającym!) w firmie.

Stąd właśnie wzrost popularności inwestycji w systemy, które pozwolą lepiej zorganizować przedsiębiorstwo (systemy obiegu pracy – workflow) oraz wyszukiwać słabe punkty organizacji (systemy Business Intelligence). Wokół jednych i drugich narosło wiele mitów, skupmy się na tych pierwszych.

Czym jest system obiegu pracy? Najprościej mówiąc zorientowanym procesowo narzędziem wspierającym pracę grupową w przedsiębiorstwie. Zatem często występujące utożsamianie systemów obiegu pracy z systemami zarządzania dokumentacją jest istotnym, nieuzasadnionym zawężeniem ich funkcji. Oczywiście elektroniczny obieg dokumentów, organizacja dziennika podawczego czy archiwum to nieodłączne elementy systemu workflow, ale nie jedyne i z pewnością niewystarczające.

Nowoczesny system obiegu pracy musi pozwalać na przeprowadzenie w firmie dowolnego obiektu, w wymagany sposób, przez dowolną ilość biurek z zachowaniem pełnej kontroli nad procesem, maksymalnej prostoty, intuicyjności i elastyczności oraz z możliwością zaawansowanego wyszukiwania. Rozwijając te wymagania:

  • „Dowolny obiekt” to wszystko, co w firmie działa w ramach procesu: od przychodzącego maila, przez faktury, wnioski urlopowe, zadania aż po komunikowanie regulaminów i rezerwacje zasobów przedsiębiorstwa z jednoczesnym maksymalnym ograniczeniem obiegu kopii papierowych
  • „Wymagany sposób” oznacza, że musimy mieć możliwość zdefiniowania stanów obiektu w procesie dla konkretnych osób
  • „Przez dowolną ilość biurek” rozumiemy jako możliwość dowolnego rozwijania procesu, określania warunków do kogo zadanie powinno trafić i jakie kryteria muszą być spełnione, aby poszło dalej – czasem wymagana jest akcja jednej osoby, czasem całej grupy lub akceptacja przynajmniej dwóch osób itp.
  • „Zachowanie pełnej kontroli nad procesem” to łatwy dostęp do niezbędnych informacji: kto, co i na kiedy powinien wykonać, czy są i jakie opóźnienia, itp. oraz możliwość wprowadzania korekt: przejmowanie zadań osób nieobecnych, równoważenie obciążenia pracowników itp.
  • „Maksymalna prostota, intuicyjność i elastyczność” to przede wszystkim obniżenie kosztów eksploatacji systemu i szkolenia nowych pracowników
  • „Możliwość zaawansowanego wyszukiwania” to podstawa skutecznego repozytorium dokumentów – czy to faktur, projektów, wniosków, procedur czy działań podejmowanych w ramach konkretnych projektów.

Systemy obiegu pracy (workflow) sprawdzają się obecnie już w kilkunastoosobowych firmach – wszędzie tam, gdzie efektywność, współpraca i skuteczna wymiana informacji jest na pierwszym planie. Bo mało kogo dziś stać na chaos w organizacji pracy i dokumentacji.