
Ustawa o sygnalistach - zgłaszanie naruszeń w Platformie INTENSE
Przygotuj firmę na wdrożenie procedur związanych z ustawą o sygnalistach
Jak ustawa o ochronie sygnalistów wpłynie na działalność przedsiębiorstw?
JAKIE DZIAŁANIA NALEŻY PODJĄĆ?
24 czerwca 2024 roku został ogłoszony tekst ustawy o ochronie sygnalistów. Jest to ustawa wdrażająca dyrektywę unijną, która zapewnia ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Ustawa wejdzie w życie 25 września 2024. Pozostało zatem niewiele czasu na przygotowanie firmy do wdrożenia nowych procedur.
KTO BĘDZIE ZOBOWIĄZANY DO STOSOWANIA USTAWY?
Ustawa dotyczy każdego podmiotu prawnego, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
KTO JEST SYGNALISTĄ?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Jak należy przygotować organizację do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów?
- przygotowanie regulaminu i procedury zgłoszeń wewnętrznych
- konsultacje z przedstawicielami pracowników
- opracowanie kanałów zgłoszeń
- powołanie zespołu osób - szkolenie
- ogłoszenie regulaminu wraz z poinformowaniem pracowników
PRZYGOTOWANIE KANAŁÓW ZGŁOSZEŃ - APLIKACJA
Platforma INTENSE to system bardzo sprawnie radzący sobie z obsługą procesów wymaganych przez ustawę o sygnalistach. Zapewnia ona skuteczne zarządzanie zgłoszeniami, ochronę sygnalistów oraz zgodność z przepisami.
Formularz zgłoszenia naruszenia i lista zgłoszeń naruszeń w interfejsie mobilnym
Oto, jak procesy zgłaszania naruszeń i dalszej ich weryfikacji są zorganizowane w Platformie INTENSE.
REJESTRACJA ZGŁOSZEŃ
Platforma INTENSE oferuje bezpieczną aplikację www, desktopową i mobilną, dzięki której sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia. System umożliwia także wdrożenie procedury zgłoszeń anonimowych. Formularze zgłoszeń mogą być w pełni dostosowane do potrzeb organizacji, umożliwiając zbieranie szczegółowych informacji o naruszeniach. Wszystkie zgłoszenia mogą być kategoryzowane i automatycznie rejestrowane.
WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ
Po otrzymaniu zgłoszenia Platforma INTENSE inicjuje proces weryfikacji, który może obejmować automatyczne powiadomienia dla odpowiednich osób lub działów odpowiedzialnych za przegląd zgłoszeń. Na tym etapie odbywa się przypisanie zgłoszenia do zespołu weryfikującego, ustalenie priorytetu zgłoszenia na podstawie jego natury i potencjalnego wpływu. Tu też korzystamy z list kontrolnych i narzędzi do analizy w celu oceny wiarygodności zgłoszenia.
Takie listy mogą zawierać pytania lub punkty do sprawdzenia, na przykład:
- Czy zgłoszenie zawiera konkretne informacje dotyczące naruszenia?
- Czy są wymienione osoby lub jednostki zaangażowane w naruszenie?
- Czy zgłoszenie zawiera dowody, takie jak dokumenty, e-maile, zdjęcia itp.?
- Czy zgłoszenie jest zgodne z polityką organizacji dotyczącą sygnalistów?
Stosujemy również metody analityczne, które pomagają w przetwarzaniu i ocenianiu informacji zawartych w zgłoszeniu.
Lista zgłoszeń naruszeń w widoku tabletu
ŚLEDZENIE POSTĘPÓW
Postępy każdego zgłoszenia mogą być śledzone, zapewniając pełną widoczność i kontrolę na każdym etapie. Platforma INTENSE automatyzuje wysyłkę powiadomień i przypomnień o ważnych terminach związanych z każdym zgłoszeniem. Wszystkie działania i postępy związane ze zgłoszeniem są rejestrowane w systemie. Obejmuje to aktualizacje statusu zgłoszenia, notatki z rozmów, wyniki analiz oraz decyzję i dalsze kroki.
OCHRONA SYGNALISTÓW
System może zarządzać procesami ochrony sygnalistów, monitorując, czy nie są oni narażeni na represje. Służą do tego narzędzia do zarządzania i dokumentowania wszelkich działań podjętych w celu ochrony sygnalisty, dokumenty do zgłaszania ew. represji przez sygnalistę oraz automatyczne alerty, jeśli wykryte zostaną jakiekolwiek działania mogące sugerować działania odwetowe.
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I UPRAWNIENIAMI
Platforma INTENSE centralizuje wszystkie dokumenty związane ze zgłoszeniami, w tym raporty weryfikacyjne, korespondencję i decyzje końcowe. Wszystko jest zawarte w zintegrowanym repozytorium dokumentów, w którym dostępy są przyznawane w oparciu o nadane uprawnienia użytkowników.
RAPORTOWANIE I ANALIZA
Raporty regularne oraz dynamiczne generowane są na temat zgłoszeń, ich statusu, typów naruszeń i działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenia. Pomaga to w identyfikacji trendów i obszarów ryzyka. Wykorzystanie narzędzi analitycznych pozwala nam na ocenę efektów procesów zgłaszania, weryfikacji zgłoszeń i działań następczych.
Dashboard zgłoszeń naruszeń w interfejsie www
SYSTEM WHISTLEBLOWING, APLIKACJA DLA SYGNALISTÓW, PLATFORMA DO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ
Platforma INTENSE z powodzeniem może służyć jako narzędzie do zgłaszania naruszeń, jako bezpieczny kanał komunikacji. Aplikacja w pełni dostosuje się do specyfiki przedsiębiorstwa jednocześnie zapewniając spójność i zgodność z wymogami stawianymi przez ustawę o sygnalistach.
Zespół INTENSE Group