Podsumowanie webinaru „Krok po kroku z KSeF”: integracja w platformie INTENSE

Wprowadzenie KSeF zbliża się wielkimi krokami, a my intensywnie wspieramy naszych klientów w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Podczas ostatniego webinaru mieliśmy przyjemność zaprezentować działanie KSeF bezpośrednio w środowisku platformy INTENSE oraz odpowiedzieć na najczęściej pojawiające się pytania.
Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem spotkania.

Nowa wersja platformy INTENSE, pełna obsługa KSeF

Krajowy System e-Faktur to kluczowa zmiana w obszarze obsługi faktur elektronicznych. W odpowiedzi na potrzeby naszych użytkowników przygotowaliśmy wersję INTENSE 2025.3, która oferuje obsługę KSeF jako funkcjonalność standardową. Dodatkowo, wersja 2025.2, po aktualizacji, zostanie uzupełniona o obsługę KSeF, usługa będzie dostępna już w styczniu.

Wielofirmowość, czyli obsługa wielu podmiotów z jednego miejsca

Platforma INTENSE umożliwia jednoczesną obsługę wielu firm, wraz z ich integracją z KSeF. Dzięki temu możliwe jest zarówno pobieranie, jak i wysyłanie dokumentów dla wielu podmiotów z poziomu jednego systemu.
To istotne szczególnie dla organizacji wielopodmiotowych oraz biur rachunkowych, które obsługują wiele podmiotów równolegle.

Funkcje dostępne w standardzie 

W ramach nowej wersji INTENSE oraz dodatków KSeF użytkownicy zyskują dostęp do:
•    przestrzeni do zarządzania uprawnieniami,
•    list e-faktur wysłanych oraz pobranych,
•    możliwości pobierania i wysyłania e-faktur bezpośrednio z systemu,
•    standardowej weryfikacji wymaganych pól dokumentu
•    wizualizacja faktury
Elementy takie jak mapowanie pól, workflow (obieg dokumentów) czy automatyzacje pozostają kwestią indywidualnej konfiguracji, mogą wyglądać inaczej w każdej organizacji, zależnie od procesów i potrzeb użytkownika.

Q&A

Podczas naszego webinaru o KSeF i rozwiązaniach INTENSE pojawiło się wiele praktycznych pytań dotyczących obsługi faktur, integracji, aktualizacji oraz procesów, które pomogą Ci przygotować organizację na pełną obsługę KSeF.

1.    Jak przypisać fakturę do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za koszt?
Na fakturze z KSeF mogą pojawić się dodatkowe adnotacje, ale nie jest to obowiązkowe. 
Warto ten proces przygotować wcześniej, czyli wprowadzić możliwość rejestracji przez pracowników dokumentów typu: awizo faktury, czy zapotrzebowanie, wtedy mamy zarejestrowaną informację jakiego kosztu można się spodziewać i kto jest za niego odpowiedzialny, następnie ten dokument można powiązać z fakturą z KSeF.

2.    Czy system poinformuje o odrzuceniu faktury lub błędzie połączenia z KSeF?
Zarówno nieudane połączenia, jak i odrzucone faktury można monitorować. Jeśli wysyłka do KSeF się nie powiedzie lub wystąpi błąd komunikacji, informacja o tym trafi do logów serwisu, wtedy na liście pt. e-Faktury wysłane, będzie możliwość odfiltrowania do „faktury błędne” oraz zobaczenia jaki był powód odrzucenia faktury. Na tej podstawie będzie można stworzyć raport lub też wysyłać powiadomienie mailowe do osoby odpowiedzialnej. 

3.    Co jaki czas można automatycznie pobierać faktury z KSeF?
Można ustawić zadanie Agent RPA, który będzie pobierał dokumenty w odpowiednim interwale czasowym, np. co 15 minut, co godzinę lub raz dziennie. Częstotliwość zależy tutaj od potrzeb i konfiguracji środowiska danej organizacji.

4.    Czy KSeF umożliwia dodawanie załączników (np. WZ, protokołów)?
Nie, KSeF nie ma możliwości obsługi dodatkowych załączników. Oznacza to, że wysyłkę takich załączników jak WZ, czy protokół, do kontrahenta trzeba będzie wykonać we własnym zakresie

5.    Czy warto czekać do stycznia do wersji HR, czy lepiej zrobić aktualizację do 2025.3? 
Warto zrobić aktualizację do 2025.3, gdyż w tej wersji pojawia się też sporo innych ciekawych funkcji. Dodatkowo wersja 2025.3 pojawi się wcześniej niż aktualizacja do wersji 2025.2.

6.    Czy fakturę pobraną z KSeF można powiązać z zamówieniem lub POR?
Tak, po pobraniu faktury z KSeF będzie można ją połączyć z zamówieniem lub POR i automatycznie przenieść dekretację/opis analityczny z POR lub zamówienia na fakturę.

Podsumowanie

Nowy system obiegu e-faktur to wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, Platforma INTENSE wychodzi naprzeciw, oswajając nową rzeczywistość użytkownikom, w przystępny sposób. Klienci, którzy zakupili KSeF HUB lub posiadają dodatki KSeF Zakupy oraz KSeF Sprzedaż, otrzymają pełną dokumentację dotyczącą konfiguracji i działania funkcji KSeF w systemie INTENSE.

Skontaktuj się z nami poprzez formularz w zakładce Kontakt, a my pomożemy dobrać najlepszą konfigurację KSeF dla Twojej firmy.