Aktualności
Zdalna praca w INTENSE oczami klienta
Zdalna praca w INTENSE oczami klienta
13.05.2020

Od kilku lat coraz częściej firmy rozważają przejście na tryb pracy zdalnej swoich pracowników, a obecnie takie rozwiązanie, z oczywistych względów, dla większości przedsiębiorstw stało się po prostu koniecznością. W ostatnich tygodniach  Platforma INTENSE pomogła wielu naszym klientom w bezpiecznej realizacji takiego scenariusza.

Zapraszamy do zapoznania się z relacją jednego z nich.

19 marca wróciłem z Francji. Był to dzień poprzedzający ogłoszenie stanu pandemii w Polsce. Nasza organizacja skupia kilkanaście współpracujących ze sobą firm, ja piastuję w nich różne obowiązki, spośród których najważniejsze dwa to: administrator elektronicznego obiegu dokumentów Intense oraz członek zarządu funduszu pożyczkowego. 20 marca zadzwoniłem do firmy z informacją, że szczęśliwie wróciłem i mam zamiar poddać się dwutygodniowej kwarantannie. Okazało się jednak, że podjęto decyzję o przeniesieniu wszystkich (lub też prawie wszystkich) pracowników na pracę domową. 150 osób wzięło swoje komputery i zamiast w biurze, usiadło w swoich domowych fotelach i pracowało zdalnie. Co ciekawe stało się to z dnia na dzień: decyzja o pracy zdalnej zapadła w czwartek, a już w piątek wszyscy pracowali z domów. Moja kwarantanna więc przebiegała bez nudy i braku obowiązków – pracowałem wykonując 99% swoich dotychczasowych zadań. Trzeba tu przyznać, że czołową rolę w tym szybkim i bezproblemowym przejściu na pracę zdalną odegrała Platforma Intense – wdrożona w naszych firmach od kilku lat, wypracowała styl pracy na skanach dokumentów, na potwierdzaniu i akceptowaniu dokumentów w systemie, szybko, sprawnie, transparentnie i bez kurzu oraz biegania za podpisem czy pieczątką…

Dziś poproszono mnie o kilka słów na temat pracy w tym trudnym okresie. No było ciut inaczej – nie zdarzało mi się do tej pory pracować w szlafroku i papuciach… O ile zakres prac administratora systemu komputerowego możemy sobie łatwo wyobrazić jako możliwy do całkowitego odizolowania i pracy zdalnej, o tyle piastowanie funkcji w Zarządzie Funduszu Pożyczkowego już trochę mniej. Tymczasem ja kierowałem wszystkimi pracami Funduszu z domu, podpisywałem umowy, przesyłałem do podpisu dokumenty i realizowałem wszystkie działania zdalnie, 8 kilometrów od biura i kilkanaście kilometrów od innych pracowników Funduszu – bo nikogo nie było w biurze poza obsługą sekretariatu, która odbierała tradycyjną pocztę i „wrzucała” w system. Po prawie 2 miesiącach pracy zdalnej, na początku maja, pojechałem pierwszy raz do biura – spędziłem tam 3 godziny na wpinaniu oryginałów dokumentów do segregatora i wróciłem do domu.

Moim zdaniem pandemia może zmienić trwale rzeczywistość w podejściu do pracy w naszej organizacji. Potrzeba sprawiła, że przeszliśmy na system pracy zdalnej i okazało się, że można ograniczyć ilość miejsca w biurze, koszty oświetlenia, ogrzewania, sprzątaczek i wiele jeszcze innych, zamieniając fotel biurowy na fotel domowy i garnitur na szlafrok. Oczywiście wszystko to wymaga odpowiedniego systemu informatycznego, musi być ład i porządek, musimy wiedzieć gdzie jest dokument, kto go proceduje, kto i kiedy go zatwierdził – tylko dzięki  takiemu systemowi księgowość, która gdzieś tam na końcu ścieżki decyzyjnej przyjmuje w koszty i generuje przelewy, może bez wahania przyjąć dokument w formie elektronicznej i po prostu go zaksięgować, bez dodatkowych ustaleń, telefonów etc.

Dariusz Gwiazda

Grupa Kapitałowa PFI Global

www.pfiglobal.com.pl

(zdjęcie - www.pfiglobal.com.pl)