Przepis na dobry budżet – budżetowanie kosztów ogólnofirmowych

Styczeń to czas dopinania planów finansowych na nowy rok. Chcemy się wobec tego podzielić ważnymi wskazówkami dotyczącymi przygotowywania budżetu kosztów ogólnofirmowych.

CZY SĄ KOSZTY POŚREDNIE?

Zakłada się, że koszty bezpośrednie są związane z generowaniem przychodów firmy, natomiast koszty pośrednie to dodatkowe wydatki wynikające z prowadzenia działalności przedsiębiorstwa.
Koszty te mogą tyczyć się wydatków związanych z zarządzaniem, administracją, IT, księgowością, utrzymaniem biura, bądź zasobami ludzkimi. Ze względu na swoją naturę, ich odpowiednie zaplanowanie może wpłynąć na kontrolę wydatków i optymalizację działania całej organizacji.

Proces ich budżetowania jest kluczowym elementem planowania finansowego w średnich i dużych przedsiębiorstwach.

ETAPY PROCESU BUDŻETOWANIA KOSZTÓW OGÓLNOFIRMOWYCH

1. Identyfikacja kategorii kosztów ogólnofirmowych

Na początek należy określić i sklasyfikować kategorie kosztów ogólnofirmowych. Ich przykłady obejmują:

• koszty administracyjne – wynagrodzenia dla pracowników działów administracyjnych, zasobów ludzkich, IT, księgowości, itp.
• utrzymanie biura i infrastruktury – czynsz, opłaty za media, utrzymanie budynków, bezpieczeństwo.
• koszty technologiczne – licencje na oprogramowanie, serwery, sprzęt komputerowy, wsparcie IT.
• usługi zewnętrzne – koszty doradcze, prawne, audytowe, outsourcing różnych procesów.
• koszty szkoleniowe – inwestycje w rozwój pracowników, szkolenia i kursy.

Ważne jest, aby każdy dział, który generuje koszty ogólnofirmowe, dostarczył swoje prognozy na nadchodzący okres budżetowy.

Rys. 1. Struktura budżetu ogólnofirmowego w Platformie INTENSE w podziale na działy i kategorie kosztów

Rys. 2. Struktura budżetu finansowego wraz z rozbiciem planu kosztów w czasie

2. Zbieranie danych historycznych

Zanim rozpocznie się planowanie przyszłych kosztów, należy przeanalizować dane z poprzednich okresów. Dane te obejmują:

• wydatki z poprzednich lat w poszczególnych kategoriach.
• informacje o czynnikach, które mogły wpłynąć na zmiany kosztów w czasie, takich jak wzrost cen energii, inflacja, zmiany kadrowe.

Analiza ta pozwala na lepsze zrozumienie, jakie koszty były najbardziej znaczące oraz gdzie występowały niespodziewane wydatki.

Rys. 3. Przykład raportu porównującego koszty z roku 2023 i 2024 – plan, wykonanie oraz odchylenie

W Platformie INTENSE moduł raportowania dostarcza analizy porównujące zarówno bieżącą realizację kosztów, jak i wyniki z poprzednich okresów rok do roku.

3. Prognozowanie przyszłych kosztów

Na podstawie danych historycznych, a także z uwzględnieniem planów firmy na przyszłość, prognozuje się przyszłe koszty. Na tym etapie bardzo ważne są zmiany w strukturze zatrudnienia np. plany rekrutacyjne mogą podnieść koszty wynagrodzeń i świadczeń. Również warto nie przeoczyć nowych inicjatyw firmy np. nowych kampanii marketingowych, inwestycji w IT. Inflacja i inne czynniki zewnętrznych jak np. przewidywany wzrost cen energii, czynszu czy usług zewnętrznych mogą także znacznie zwiększyć koszty ogólnofirmowe.

Prognozowanie może opierać się na różnych podejściach, takich jak budżetowanie przyrostowe (na podstawie wydatków z poprzednich okresów) lub budżetowanie oparte na zerze (każda pozycja kosztowa jest ponownie analizowana i uzasadniana, co pozwala eliminować zbędne koszty).

Rys. 4. Automatyzacje w budżetowaniu

4. Podział kosztów ogólnofirmowych na działy lub projekty

W przypadku wielu organizacji koszty ogólnofirmowe są dzielone pomiędzy różne działy lub projekty, w zależności od ich korzystania z zasobów. Często stosuje się metody alokacji takie jak:

• na podstawie liczby pracowników w danym dziale – koszty HR, administracji.
• na podstawie powierzchni biurowej – koszty utrzymania biur.
• na podstawie zużycia technologii – koszty IT rozdzielane według liczby użytkowników.

Dobrze zaprojektowany system alokacji kosztów pomaga w przypisaniu rzeczywistych kosztów do poszczególnych działów i projektów, co zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność w firmie.

Rys. 5. Oś czasu na budżecie kosztowym w Platformie INTENSE umożliwiająca prognozowanie kosztów w czasie w podziale na poszczególne miesiące

5. Przegląd i weryfikacja budżetu

Po przygotowaniu wstępnych prognoz, zebrany budżet musi przejść przez etap weryfikacji. Na tym etapie budżety są przeglądane przez zarząd oraz inne kluczowe osoby decyzyjne, takie jak dyrektorzy finansowi, kontrolerzy finansowi, menedżerowie działów. Dokonują oni priorytetyzacji wydatków: niektóre koszty mogą być poddane dodatkowej ocenie i negocjacjom, zwłaszcza jeśli ogólny budżet organizacji jest ograniczony. Jednocześnie konsolidują budżety i przeliczają w celu określenia pełnej skali kosztów ogólnofirmowych.

Rys. 6. Proces weryfikacji i akceptacji projektu oraz budżetów w Platformie INTENSE

6. Zatwierdzenie budżetu

Po dokonaniu przeglądu i ewentualnych korekt, zarząd firmy zatwierdza finalny budżet kosztów ogólnofirmowych. Zatwierdzenie oznacza, że organizacja zgadza się na przeznaczenie odpowiednich środków na pokrycie tych kosztów w nadchodzącym okresie.

Rys. 7. Dane ogólne z karty budżetu w Platformie INTENSE

7. Monitorowanie i kontrola realizacji budżetu

Po zatwierdzeniu, budżet nie jest statycznym dokumentem. Ważnym elementem jest bieżące monitorowanie wydatków i porównywanie ich z planem zawartym w budżecie. Na tym etapie wprowadza się regularne raportowanie – miesięczne, kwartalne lub półroczne przeglądy wydatków w stosunku do założeń. Dokonuje się analizy odchyleń – oceny, gdzie pojawiły się nadmierne wydatki lub oszczędności, oraz ustalania przyczyn tych odchyleń. Następnie przeprowadza się działania korygujące – jeśli wydatki przekraczają plan, stosowane są odpowiednie korekty, np. przez ograniczenie wydatków w innych obszarach.

Rys. 8. Dashboard prezentujący realizację kosztów w działach

8. Analiza efektywności i optymalizacja

Na koniec roku lub po zakończeniu okresu budżetowego przeprowadza się analizę efektywności budżetowania. Celem jest zrozumienie, czy koszty ogólnofirmowe zostały dobrze oszacowane i jakie kroki można podjąć w przyszłości w celu optymalizacji procesu.

Można wtedy postawić przykładowo pytania:

• czy dało się obniżyć koszty administracyjne poprzez automatyzację procesów? Czy alokacja zasobów IT była efektywna?
• Jakie działania podjęte w poprzednim okresie przyniosły oszczędności?

PODSUMOWANIE

Budżetowanie kosztów ogólnofirmowych to proces, który obejmuje nie tylko prognozowanie i planowanie wydatków, ale także ich monitorowanie, analizę oraz optymalizację. Kluczowe w tym procesie są dokładność danych, odpowiedzialność działów oraz odpowiednia kontrola na każdym etapie. Właściwe zarządzanie kosztami ogólnofirmowymi może znacząco wpłynąć na stabilność finansową organizacji, pozwalając na lepsze wykorzystanie zasobów i poprawę efektywności działania.

Zespół INTENSE Group