KSeF – obowiązek, ale i szansa

Karolina Dworak

Zbliżające się zmiany legislacyjne związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) stawiają przed polskimi przedsiębiorstwami poważne wyzwania, ale również otwierają istotne możliwości.

INTENSE PLATFORM GOTOWA NA NOWE WYZWANIA

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest pełna cyfryzacja procesu fakturowania w obrocie gospodarczym. Platforma umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie i weryfikowanie faktur ustrukturyzowanych - dokumentów w formacie XML, zgodnych z określoną strukturą logiczną.

Obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML stanie się rzeczywistością dla wszystkich firm - od dużych przedsiębiorstw, przez sektor MŚP, po mikroprzedsiębiorców. Platforma INTENSE, jako zaawansowane narzędzie wspierające digitalizację procesów, jest przygotowana na te zmiany.

NOWE DATY WDROŻENIA KSEF

Zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF zostaje wprowadzony etapowo:

• 1 lutego 2026 - obowiązek dla dużych przedsiębiorstw (obrót roczny powyżej 200 mln zł),
• 1 kwietnia 2026 - obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców,
• 1 stycznia 2027 - obowiązek dla mikroprzedsiębiorstw wykluczonych cyfrowo.

Obecnie obowiązującym standardem faktur jest struktura FA(2). Jednak na dzień 30 czerwca 2025 roku zapowiedziano publikację nowej wersji schemy faktury ustrukturyzowanej – FA(3). Będzie to kluczowy moment dla dalszego rozwoju systemów informatycznych wspierających KSeF, w tym również dla dalszych prac nad adaptacją Platformy INTENSE do nowej struktury. 

Struktura FA(3) będzie obowiązywać od dnia uruchomienia obligatoryjnego systemu KSeF dla przedsiębiorców 1 lutego 2026 roku i zastąpi aktualną strukturę FA(2).

PLATFORMA INTENSE - GOTOWA NA KSEF I PRZYSZŁE ZMIANY

Już od stycznia 2022 roku, gdy Krajowy System e-Faktur funkcjonował jako rozwiązanie fakultatywne, Platform INTENSE oferowała pełną integrację z systemem. Nasze rozwiązanie umożliwia dwustronną obsługę faktur ustrukturyzowanych:

• Wysyłkę e-Faktur do KSeF - z poziomu obiektu faktury sprzedaży generowany jest plik XML, który może być zwizualizowany, przesłany do KSeF, opatrzony UPO oraz monitorowany pod kątem statusu przetworzenia,
• Pobieranie e-Faktur z KSeF - dzięki specjalnemu widokowi użytkownik może pobierać dokumenty według zdefiniowanych parametrów i przekształcać je w dokumenty księgowe w INTENSE Platform.

Platforma INTENSE pozwala na bezpieczne, szybkie i zgodne z prawem wdrożenie KSeF nawet w złożonych strukturach organizacyjnych - dzięki rozwiązaniom takim jak centralna lista poświadczeń, integracja z wieloma spółkami w ramach jednej instancji czy intuicyjny interfejs obsługi. 

Elastyczność architektury Platformy INTENSE umożliwi łatwe dostosowanie do nadchodzącej schemy FA(3), gdy tylko zostanie ona opublikowana (30 czerwca 2025 r.), natychmiast przystąpimy do dostosowania systemu do nowej struktury logicznej i formalnej, aby zapewnić spójną i bezpieczną komunikację z KSeF dla użytkownika końcowego.

WDROŻENIE KSEF TO NIE TYLKO IT - ROLA INŻYNIERII WYMAGAŃ (IREB)

Zintegrowanie systemów firmowych z KSeF to projekt, który znacząco wykracza poza sferę techniczną. Kluczem do sukcesu jest właściwa analiza potrzeb, stanowiącą fundament skutecznych projektów integracyjnych. Zastosowanie metodyki IREB pozwala na kompleksowe podejście do analizy i dokumentacji wymagań, co jest kluczowe dla skutecznej integracji z KSeF.
Metodyka IREB skupia się na trzech głównych perspektywach: biznesowej, użytkownika i systemowej. W kontekście integracji z KSeF oznacza to:

• Perspektywa biznesowa: Określenie celów organizacji związanych z wdrożeniem KSeF, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami, automatyzacja procesów fakturowania czy poprawa przejrzystości obiegu dokumentów.
• Perspektywa użytkownika: Zidentyfikowanie potrzeb użytkowników systemu, takich jak księgowi czy pracownicy działów sprzedaży, w zakresie wystawiania i odbierania faktur, walidacji dokumentów czy dostępu do historii faktur.
• Perspektywa systemowa: Określenie wymagań technicznych dotyczących integracji systemów ERP z KSeF, w tym obsługi interfejsów API, zabezpieczeń, autoryzacji oraz zgodności z formatem faktur ustrukturyzowanych FA(3).  

IREB wspiera również zarządzanie zmianą, co w przypadku ewolucyjnego charakteru projektu KSeF z częstymi aktualizacjami dokumentacji i struktur danych - jest absolutnie kluczowe. Dzięki mechanizmom analizy wpływu zmian i ponownej walidacji wymagań z interesariuszami, projekty pozostają aktualne i efektywne.
Zastosowanie IREB pozwala uniknąć rozbieżności między IT a biznesem i zapewnia pełną przejrzystość oraz kontrolę nad wdrażanym rozwiązaniem.

Warto dodać, że w INTENSE Platform, dzięki odpowiednio przeprowadzonej analizie wymagań, możliwe jest również elastyczne połączenie faktur ustrukturyzowanych z istniejącym obiegiem elektronicznym dokumentów. Umożliwia to płynne włączenie nowych procesów związanych z KSeF do już funkcjonujących schematów akceptacyjnych, archiwizacyjnych i raportowych, co znacząco zwiększa efektywność pracy oraz minimalizuje ryzyko błędów i niezgodności.

WNIOSKI: KSEF - TRANSFORMACJA, KTÓRĄ WARTO WYKORZYSTAĆ

Choć obowiązek korzystania z KSeF może być postrzegany jako kolejne formalne utrudnienie, w rzeczywistości jest to szansa na uporządkowanie i automatyzację procesów fakturowania. Przejście na faktury ustrukturyzowane zwiększa efektywność, ogranicza błędy i upraszcza rozliczenia podatkowe.

Jako Platforma INTENSE jesteśmy gotowi na nowe wymagania, a nasz zespół projektowy już dziś pracuje nad wsparciem dla schemy FA(3). Korzystamy ze sprawdzonych metodyk analizy wymagań, aby zagwarantować nie tylko zgodność z przepisami, ale i użyteczność na co dzień. Wspieramy naszych klientów na każdym etapie transformacji, od analizy wymagań po pełne wdrożenie, utrzymanie i aktualizację systemu.

Wybór nowoczesnego, zintegrowanego rozwiązania takiego jak INTENSE Platform to nie tylko zabezpieczenie przed sankcjami, ale i realne wsparcie dla transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.
KSeF to wyzwanie, ale jeszcze większa szansa. Warto ją wykorzystać.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak dostosować swoją organizację do KSeF z pomocą Platformy INTENSE?

Skontaktuj się z nami już dziś.

Zespół INTENSE Group