KSeF Hub w platformie Intense - jak wygląda nowa codzienność działów księgowych?

Zespół Intense

Krajowy System e-Faktur działa już od dwóch tygodni i na dobre zmienił codzienną pracę działów księgowych. Digitalizacja faktur to jedno, ale prawdziwa rewolucja zaczyna się dopiero wtedy, gdy system firmy potrafi realnie zautomatyzować procesy, zamiast dokładać kolejne obowiązki.

Co dzieje się z fakturą po jej otrzymaniu?

KSeF weryfikuje wyłącznie formalną poprawność dokumentu, nie sprawdza logiki biznesowej. Dlatego kluczowe jest to, co dzieje się po stronie systemu ERP.
Platforma Intense z modułem KSeF Hub umożliwia pełną automatyzację obiegu faktur:

•    dopasowanie KSeF do istniejących procesów lub ich uproszczenie,
•    stosowanie własnych walidacji (centra kosztów, MPK, kontrahenci, limity, zgodność z umowami),
•    kontrolę dokumentów na każdym etapie obiegu,
•    automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich osób lub działów.

Efekt?
Faktura od razu trafia do właściwego obiegu bez ręcznego sortowania, chaosu i zbędnych kosztów.

Czy firmy muszą być zależne od jednego systemu?

Jedną z głównych obaw działów księgowych jest zależność od jednego narzędzia obsługującego KSeF. W praktyce nie ma takiej konieczności, systemy mogą się integrować i wymieniać danymi.
Co istotne, jeden certyfikat KSeF może być używany jednocześnie w wielu systemach działających w imieniu tego samego NIP-u. Oznacza to brak konieczności generowania osobnych certyfikatów dla ERP, platform integracyjnych czy aplikacji technicznych. Kluczowe pozostaje jedynie bezpieczne zarządzanie dostępem.

Czy system obsługujący KSeF generuje koszty?

Sam KSeF jest bezpłatny, ale realne koszty mogą pojawiać się pojawiają się w niektórych systemach ERP, ich integracji i utrzymaniu. Wielu dostawców systemów planuje wprowadzenie opłat transakcyjnych, uzależnionych od liczby dokumentów, w Intense płacimy jedynie raz, za kupno modułu czyli za funkcję, a nie ilość przeprocesowanych dokumentów.
Dlatego wdrożenie KSeF należy traktować jako długofalową decyzję. Warto więc wybierać rozwiązania, które natywnie wspierają fimy i nie generują ukrytych kosztów w kolejnych latach.

Offline24 - nowy standard wystawiania faktur

Wiemy już, że w praktyce coraz większego znaczenia nabiera tryb Offline24. Pozwala on wystawić fakturę bez oczekiwania na numer KSeF i natychmiast przekazać ją kontrahentowi. Dokument pozostaje pełnoprawny, a wysyłka do KSeF następuje najpóźniej następnego dnia roboczego. To kluczowe zwłaszcza w sprzedaży hurtowej, logistyce i sytuacjach pod presją czasu. 
Intense obsługuje tryb Offline24 natywnie, czyli zarówno jako opcję wybiórczą, jak i domyślną. Dzięki czemu firmy nie blokują własnych procesów biznesowych.

Nowe obowiązki w JPK VAT

Wraz z KSeF weszły nowe struktury JPK V7, które wprowadzają dodatkowe oznaczenia:
•    Nr KSeF – numer faktury w systemie,
•    OFF – faktury bez numeru (awarie),
•    BFK – faktury poza KSeF,
•    DI – dokumenty księgowe i faktury Offline24.

W praktyce oznacza to konieczność pełnej automatyzacji,  dane z faktur muszą automatycznie trafiać do JPK z poprawnymi oznaczeniami. KSeF Hub w Intense obsługuje te procesy natywnie, bez ręcznych korekt.

Podsumowanie

KSeF nie jest jedynie zmianą technologiczną, to impuls do uporządkowania procesów księgowych, automatyzacji i realnych oszczędności. Warunkiem jest jednak wybór systemu, który rozumie procesy biznesowe, a nie tylko wysyła i odbiera faktury.