Jak to działa? Mechanizmy do sprawnej obsługi rejestracji dużej ilości dokumentów w Platformie INTENSE są jednymi z najnowocześniejszych (i stale rozwijanych) rozwiązań na rynku.
Najczęściej podkreślanymi zaletami rozwiązania do obiegu dokumentów są:
- Kilka różnych sposobów rejestracji jednego dokumentu – w zależności od preferencji i sposobu pracy.
- Szybka rejestracja wielu zeskanowanych dokumentów jednocześnie – tutaj znaleźć można szereg dodatkowych przydanych funkcji, np. automatyczne monitorowanie folderów dokumentów zeskanowanych, przenoszenie zarejestrowanych dokumentów do innych folderów, tworzenie jednego dokumentu z wieloma załącznikami, etc.
- Automatyczny monitoring zawartości wskazanych elektronicznych skrzynek pocztowych, rozpakowywanie dokumentów z formatu zip, automatyczne zakładanie nowych dokumentów.
- Automatyczne wypełnianie wskazanych pól dokumentów dzięki wbudowanym mechanizmom OCR
- Liczne walidacje i kontrola wprowadzanych danych.
- Automatyczne tworzenie wielowymiarowego archiwum z szeregiem funkcji usprawniających i optymalizujących wyszukiwanie dokumentów – także z wyszukiwaniem pełnotekstowym.
- Równoległe zarządzanie archiwum fizycznym dokumentów.
- Możliwość wypełniania opisu analitycznego dokumentów i automatycznej wysyłki do systemu finansowo – księgowego.
- Możliwość jednoczesnej akceptacji większej liczby dokumentów.
- Możliwość powiązania dokumentów pomiędzy sobą np. faktury z zamówieniem.
- Możliwość generowania/przekształcania z jednego dokumentu innego dokumentu np. z pisma przychodzącego generowanie faktury.
Powyższe funkcje i wiele innych mechanizmów Platformy INTENSE stanowią odpowiedź na zaawansowane potrzeby firm rejestrujących duże ilości dokumentów. Z powodzeniem wykorzystywane są przez tysiące operatorów pracujących na Platformie INTENSE zapewniając sprawną i szybką rejestrację dużych ilości dokumentów np. faktur, zamówień, zapytań, zleceń, zgłoszeń serwisowych, a także szeregu innych dokumentów.