Elektroniczny podpis załączników w Platformie INTENSE

Platforma INTENSE to kompleksowy system optymalizujący kluczowe procesy zachodzące w każdej organizacji. Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem nie byłoby możliwe bez bieżącego aktualizowania zestawu narzędzi służących do realizacji tego celu.

INNOWACYJNE ROZWIĄZANIA NAPRZECIW NOWYM POTRZEBOM BIZNESOWYM

Nasz system podlega ciągłym ulepszeniom i aktualizacjom, tak aby lepiej sprostać potrzebom biznesowym powstającym na skutek dynamicznie zmieniających się warunków funkcjonowania firm w dzisiejszym świecie. Trzy nowe wersje Platformy wydawane w ciągu roku to zarówno poprawa już istniejących rozwiązań jak i szereg zupełnie nowych funkcji. W jednej z ostatnich aktualizacji systemu pojawiła się możliwość dodawania elektronicznego podpisu załączników w aplikacji webowej INTENSE Platform.

WYMÓG CYFROWEJ RZECZYWISTOŚCI – PODPIS KWALIFIKOWANY

Miniony rok przyspieszył trend, który mogliśmy zauważyć już od dłuższego czasu – mowa o przenoszeniu kolejnych obszarów naszej codzienności do przestrzeni wirtualnej. Cyfryzacji uległo zarówno nasze życie prywatne, jak i cały obszar publiczny i biznesowy. Konieczność wirtualnej autoryzacji wielu dokumentów stała się pilną potrzebą, na którą odpowiedzieliśmy wraz z premierą INTENSE Platform 2020.3.

Kolejna odsłona systemu, która pojawiła się pod koniec ubiegłego roku, zawierała listę zmian będących m.in. naszą reakcją na sytuację pandemiczną i konieczność dostosowania działań do wymogów pracy zdalnej. Możliwość wygodnego i bezpiecznego podpisywania dokumentów znacznie ułatwiła wielu organizacjom komunikację z administracją publiczną, dostawcami czy klientami. Elektroniczna autoryzacja różnego rodzaju umów, zamówień czy pism to usprawnienie codziennej pracy administracyjnej i organizacyjnej, ograniczenie czasu i środków, ale także troska o wspólne dobro, mająca swój wyraz w minimalizowaniu ryzyka wynikającego z niepotrzebnych kontaktów międzyludzkich.

Warto przypomnieć, że w świetle prawa podpis kwalifikowany ma te same właściwości, co odręczna sygnatura. W pewnych aspektach podpis cyfrowy oferuje nawet więcej korzyści, zapewniając:

• Integralność dokumentu – pewność, że w treść dokumentu nikt nie ingerował. W momencie złożenia podpisu tworzy się suma kontrolna, a plik szyfrowany jest kluczem.
• Uwierzytelnienie nadawcy – wiarygodną identyfikację tożsamości osoby podpisującej dokument. Procedury podpisu elektronicznego konkretnej osoby nie da się skopiować bez wiedzy właściciela.
• Niezaprzeczalność – tylko właściciel podpisu może być zdolny do jego złożenia, co daje możliwość dokonywania transakcji przez Internet w bezpieczny sposób.
• Oszczędność – dokumenty podpisane elektronicznie przekazywane są w sposób  elektroniczny, co ogranicza dodatkowe koszty transportu i komunikacji.
• Bezpieczeństwo – przepisy zabraniają wyrzucania opatrzonych podpisami dokumentów i wrażliwych treści firmowych do śmieci bez uprzedniego ich zniszczenia. Takie działania generują także niepotrzebne ryzyko z punktu widzenia ochrony interesów organizacji. Dokument cyfrowy znacznie łatwiej przechowywać oraz „utylizować”₍₁₎

PODPIS ELEKTRONICZNY W INTENSE MOBILE

Podpisywanie załączników podpisem kwalifikowanym przy pomocy interfejsu webowego Platformy INTENSE odbywa się w prosty sposób, w kilku krótkich krokach. Po podłączeniu nośnika z podpisem do komputera i kliknięciu na kontrolce załączników opcji „Podpisz na załączniku”, w przypadku pliku PDF system zapyta czy chcemy przejść w tryb interakcyjny (elektroniczny podpis obejmuje także inne rozszerzenia, pliki graficzne czy tekstowe). Pojawi się okno z podglądem, w którym możliwe będzie wskazanie miejsca i podpisanie dokumentu przy użyciu kodu PIN. Dokument zachowany zostanie zarówno w wersji oryginalnej, jak i z umieszczonym podpisem elektronicznym.

Omówiona funkcjonalność to tylko jedna z wielu zalet naszego systemu, której przypomnienie wydaje się być istotne w czasach pędzącej cyfryzacji naszego życia- trendu  szczególnie zauważalnego w obszarze prowadzenia działań biznesowych. Wszystkich chcących lepiej poznać inne zalety oferowanego przez nas zestawu narzędzi – Platformy INTENSE, zachęcamy do śledzenia aktualności, w których pojawiają się opisy ciekawych funkcji systemu wspierających efektywne zarządzanie pracą, czasem i organizacją!

_{(1) - https://www.benchmark.pl/testy_i_recenzje/kwalifikowany-podpis-elektroniczny-jak-go-uzywac-i-kiedy.html}