Nowa wersja INTENSE Platform 2022.2

W drugiej tegorocznej odsłonie rozwinęliśmy nasz system w bardzo wielu obszarach. Przedstawiamy nową wersję INTENSE Platform 2022.2.

Zapraszamy na krótki przegląd najważniejszych zmian, na jakie zdecydowaliśmy się w nowej wersji naszego systemu. Poniższa tabela prezentuje skrót głównych nowości w podziale na kilka istotnych kategorii. Pracując nad rozwojem Platformy zawsze bierzemy pod uwagę wiele różnych zmiennych wpływających na kształt i zakres możliwości naszego systemu. Na bazie naszych doświadczeń analizujemy czynniki wewnętrzne oraz zewnętrzne, pochodzące z rynku, zmieniających się regulacji prawnych, panujących trendów, czy też wynikające ze zgłaszanych przez Państwa potrzeb i sugestii.

INTENSE PLATFORM 2022.2 - TOP 3 ZMIAN

Tym razem postanowiliśmy zapytać członków zespołu INTENSE o ich subiektywną ocenę najważniejszych zmian. Na bazie wewnątrzfirmowego głosowania przedstawiamy zestawienie TOP 3 nowości w kolejnej wersji Platformy INTENSE.

1. PEŁNA INTEGRACJA Z KRAJOWYM SYSTEMEM E-FAKTUR

Obowiązek korzystania z KSeF to kolejne wyzwanie, z którym niebawem będzie musiał zmierzyć się każdy polski przedsiębiorca. W nowej odsłonie systemu dostarczamy narzędzia, które pomogą w dostosowaniu się do nowych warunków działalności przedsiębiorstw. W wersji 2022.2 Platformy INTENSE udostępniamy możliwość pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

System INTENSE jest w stanie kompleksowo obsłużyć cały proces, łącząc go z innymi obszarami funkcjonowania organizacji. W ten sposób użytkownicy Platformy otrzymują całkiem nową funkcję, w pełni odpowiadającą na zapowiadane przez Ministerstwo Finansów zmiany.

Schemat integracji Platformy INTENSE z Krajowym Systemem e-Faktur wygląda następująco:

Natomiast więcej o planowanym obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, fakturach ustrukturyzowanych oraz obsłudze całego procesu fakturowania w Platformie INTENSE pisaliśmy w naszej bazie wiedzy, publikacja dostępna jest pod tym linkiem.

2. EFEKTYWNE PLANOWANIE PRACY DZIĘKI KALENDARZOM

W wersji 2022.2 w aplikacji webowej wprowadziliśmy nową funkcję kalendarzy.

Jak wiadomo, dobry plan to podstawa efektywnej organizacji pracy. Dzięki najnowszym zmianom możemy optymalnie ułożyć realizację zadań, a kalendarz umożliwi prezentację rozkładu zaplanowanych czynności w czasie. Proste w obsłudze narzędzie, jakim jest Kalendarz INTENSE, pomoże w realizacji wielu procesów, takich jak m.in.: 

• reklamacje i zgłoszenia – na pewnym etapie w przebiegu procesu reklamacji lub zgłoszenia serwisowego pojawić się może potrzeba pracy technika. W takiej sytuacji z dokumentu zgłoszenia dodajemy do kalendarza termin, który automatycznie rezerwuje czas specjalisty oraz inne wymagane zasoby, takie jak auto czy niezbędny sprzęt.

Warto zaznaczyć, że wskazany przykład to tylko jedna z bardzo wielu sytuacji, w której opcja kalendarzy znajduje swoje zastosowanie. W razie zainteresowania tematem możliwości wykorzystania nowych narzędzi w Państwa organizacji prosimy o kontakt – chętnie omówimy wspólnie to zagadnienie i zaprezentujemy dostępne rozwiązania.

Kalendarze, będące znacznym ułatwieniem organizacyjnym dla użytkowników Platformy INTENSE, można umieścić w dowolnym miejscu w menu użytkownika, aby mieć do nich łatwy i szybki dostęp. Konfiguracja jednego z wielu widoków (dziennego, tygodniowego, tygodnia roboczego, osi czasu itp.) pozwoli spersonalizować wygląd kalendarza do potrzeb konkretnego operatora. Możliwe jest także oglądanie terminów dla poszczególnych, wcześniej przypisanych zasobów (np. sprawdzenie dostępności danej salki konferencyjnej).

3. PARAMETRYZACJA TERMINU REALIZACJI

Niemal każdy użytkownik Platformy INTENSE korzysta codziennie z funkcji przeglądania oraz wysyłania dokumentów do innego operatora przy pomocy swojego Inboksa. Kolumna „termin realizacji” pomaga operatorowi zarówno w zarządzaniu, jak i planowaniu zadań, które mają zostać wysłane innemu pracownikowi.

Dzięki temu możliwe jest określenie przedziału czasowego potrzebnego na wykonanie zadania oraz pilnowanie terminowości jego realizacji (gdy zadanie jest przeterminowane data wyświetla się na czerwono). Poprzez ten parametr możliwa także staje się segregacja dokumentów w Inboksie operatora. Zadania ze zbliżającym się terminem realizacji będą miały zwykle wyższy priorytet i będą widoczne na górze listy.

Wysyłając dokument (np. umowę do zweryfikowania przez innego pracownika) wskazać można oczekiwany termin realizacji zadania. Dzięki temu określamy ramy czasowe, w jakich dany operator potrzebuje uzyskać odpowiedź zwrotną. Nowa funkcja może więc przyczynić się do znacznego uporządkowania i usprawnienia przepływu informacji wewnątrzfirmowych między pracownikami.

Aby umożliwić szersze wykorzystanie opcji terminu realizacji zadania, rozwinęliśmy konfigurowalność tej funkcji. Obecnie wskazać możemy:

• opcję włączenia/wyłączenia terminu realizacji zadania na danym etapie procesu (nie zawsze bowiem jest taka potrzeba, jeśli więc na dokumencie pojawi się ten parametr operator wie, że jest on istotny),
• stały lub elastyczny termin realizacji zadania (np. możliwość ustalenia automatycznego terminu trzech dni roboczych na dekretację faktury, lub opcję podpowiedzi daty z możliwością jej zmian),
• możliwość wyliczenia domyślnego terminu realizacji na podstawie konfiguracji węzła (etapu procesu) lub zgodnie z zawartością przepływu i dokumentu (według konkretnego pola na dokumencie lub przy pomocy bardziej zaawansowanej opcji definicji SQL).

Dzięki wprowadzonym zmianom, administratorzy zyskali nowe opcje konfiguracji oraz większą elastyczność w modelowaniu ścieżki obiegu dokumentów wraz z możliwością dostosowania do niej terminu realizacji.

NOWE FUNKCJE BLISKO PODIUM

Bardzo wysoko w rankingu ocen pracowników INTENSE Group uplasowały się jeszcze dwie nowe funkcje. Pierwsza z nich to bardzo użyteczna opcja grupowania na listach w aplikacji webowej, a druga, ważna z punktu widzenia bezpieczeństwa aplikacji, to możliwość logowania metodą SSO (Single Sign-On).

• Przyjemna praca z listami dzięki funkcji grupowania

Grupowanie pozwala na stworzenie struktury hierarchicznej na liście. Oznacza to możliwość podziału dokumentów na grupy, z możliwością późniejszego dowolnego zwijania i rozwijania każdego z poziomów. Poniższy przykład prezentuje pogrupowanie listy faktur według typu i statusu:

• INTENSE Platform – System bezpieczny i odporny na zagrożenia

SSO (Single Sign-On) to nowoczesny sposób logowania oparty o centra autoryzacyjne. Poświadczenia podawane są tylko w centrum logowania, nigdy w aplikacji końcowej, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo logowania oraz pozwala wyeliminować ryzyko phishingu. Oznacza to, że operator może działać bez obaw, że dane zostaną przejęte przez jakiekolwiek zewnętrzne aplikacje.

NOWA INTENSE PLATFORM - INNE ZMIANY I ULEPSZENIA

Jak zwykle, opisane powyżej nowości to tylko kilka wybranych z wielu zmian, jakie przygotowaliśmy dla Państwa. Warto także zwrócić uwagę na szereg innych funkcji, które pojawiły się w wersji 2022.2:

• Ulepszony mechanizm aktualizacji do nowej wersji – który sprawniej rozpoznaje zmiany jakie konwersja ma przeprowadzić w bazie danych, dzięki czemu cały proces przebiega znacznie szybciej.
• Podgląd plików o rozszerzeniach .eml oraz .msg na załącznikach – dokumenty tworzone na podstawie wiadomości email można teraz wygodnie przeglądać w aplikacji webowej.
• Pomoc – dwujęzyczna dokumentacja online - aplikacja Windows została wyposażona w kontekstowo działający panel pomocy (help) wyświetlany z poziomu przeglądarki www.
• Rozwój raportów webowych i mobilnych – opcja konfiguracji czcionki nagłówków, wierszy i kolumn tabeli raportu, trzy formatowania walutowe miar (PLN, EUR, USD), możliwość eksportu do Excela bez grupowania danych i z uwzględnieniem wybranego formatowania, rozszerzona obsługa praw, w tym nowe prawa do danych.
• Poprawa ergonomii szyny ESB - dalsze usprawnienia w obrębie konfiguracji i pracy z szyną danych INTENSE Enterprise Service Bus.
• Usprawnienia na listach definiowalnych - nowe znaczniki, dzięki którym szybko można odszukać dokumenty posiadające komentarze i/lub załączniki.
• Zmiany w opisie analitycznym – ułatwione wyszukiwanie odpowiedniej pozycji budżetowej (więcej dostępnych kolumn) oraz nowe możliwości konfiguracji sposobu sortowania i wyświetlania danych.

Zachęcamy do zapoznania się z pełną listą zmian w nowej wersji INTENSE Platform 2022.2. Dokumentacja dostępna jest na naszym serwerze FTP wraz z plikami instalacyjnymi.

Zespół INTENSE Group