KSeF– najwyższa pora na uruchomienie e-faktur

Dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF?

Obowiązek wprowadzenia KSeF będzie obejmował:

od 1 lipca 2024 roku - czynnych podatników VAT,

od 1 stycznia 2025 roku - podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).

CO TO JEST KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie informatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów. Celem KSeF jest ustrukturyzowanie i zapewnienie kontroli nad procesem fakturowania w czasie rzeczywistym.

W dużym skrócie, każda wystawiona faktura będzie przechodzić przez rządowy system informatyczny, zanim dotrze do swojego odbiorcy/jej płatnika.

Faktura powinna dotrzeć do KSeF w postaci faktury ustrukturyzowanej (format xml).

DLACZEGO WARTO PRZEJŚĆ NA KSeF JUŻ TERAZ?

Dla niektórych firm, przechodzenie na Krajowy System e-Faktur (KSeF) może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, szczególnie dla tych, które dotychczas korzystały z tradycyjnych faktur papierowych lub systemów elektronicznych niekompatybilnych z nowymi standardami.

Z czym przyjdzie zmierzyć się podczas przejścia na KSeF?

1. Konieczność dostosowania systemów księgowych i IT: Firmy muszą zmodyfikować swoje systemy księgowe i informatyczne, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.

2. Wysoka złożoność procesu: Przejście na KSeF wymaga wdrożenia szeregu procedur i procesów, takich jak autoryzacja do systemu, generowanie plików XML, przesyłanie faktur, weryfikacja i ewentualna korekta błędów. Wymaga to czasu, zasobów i wiedzy technicznej.

3.  Problemy z integracją systemów: integracja systemów KSeF z systemami firm może sprawić trudności, co może prowadzić do błędów w przetwarzaniu faktur. Warto zatem postawić na pewny i sprawdzony system, który w standardzie posiada integrację z KSeF.

4.  Konieczność szkoleń pracowników: wprowadzenie nowego systemu wymaga szkolenia pracowników, którzy będą odpowiedzialni za generowanie i przesyłanie faktur. Konieczne jest również szkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość w zakresie nowych procedur i wymagań KSeF.

5.  Wymagania prawne: firmy muszą spełnić określone wymagania prawne związane z KSeF, takie jak konieczność posiadania certyfikatu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego.

Przedsięwzięcia takie jak dostosowanie organizacji firmy i jej systemów informatycznych, przeprowadzenie programów pilotażowych i zorganizowanie szkoleń personelu wymagają czasu wliczając spory margines bezpieczeństwa na ewentualne korekty. Wobec tego, zalecamy zdecydowanie się na rozpoczęcie procedury przejścia na KSeF już teraz.

Przejście na Krajowy System e-Faktur może także przynieść firmom wiele korzyści. Wśród nich można wymienić: zwiększenie efektywności procesów biznesowych, ograniczenie ryzyka błędów i oszustw, a także oszczędności czasu i kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych.

WSZYSTKIE KORZYŚCI PŁYNĄCE Z PRZEJŚCIA NA KSeF

Zmniejszenie kosztów

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od daty wystawienia, możemy więc zrezygnować z własnego archiwum dokumentów w postaci dedykowanego systemu czy dokumentów drukowanych.

Usprawnienie obrotu gospodarczego

Dzięki wprowadzeniu KSeF będziemy mogli wyeliminować ręczne operowanie na fakturach zapisywanych w innych formach cyfrowych (jak np. PDF).

Brak duplikatów faktur

Nie będziemy musieli wystawiać duplikatów faktur. Każdą fakturę będzie można pobrać z systemu. Ponadto, mamy wgląd w obieg faktury, dzięki czemu wiemy, czy nasza faktura została pobrana przez kontrahenta.

Likwidacja JPK_FA

Nie będzie konieczności generowania plików JPK_FA. Ministerstwo Finansów i urząd skarbowy będą mieli dostęp do tego pliku w KSeF.

Jeden stały format  

Każda faktura będzie miała taką samą strukturę, więc wyeliminujemy część błędów pojawiających się przy wystawianiu dokumentów.

Skrócony zwrot VAT

Zamiast standardowych 60 dni będziemy mogli skorzystać z 40 dniowego czasu zwrotu podatku.

Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego

Wszystkie faktury znajdują się jednym miejscu, co ułatwia pracę z nimi.

INTENSE PLATFORM – PEŁNA KOMPATYBILNOŚĆ Z KSeF

Dla firm potrzebujących solidnego systemu zintegrowanego z KSeF mamy już gotowe rozwiązanie. KSeF Hub INTENSE Platform to uniwersalne narzędzie, które współpracuje z systemami ERP i systemami bilingowymi. Jest elastyczne i skalowalne — w łatwy sposób dostosowuje się do wymogów przedsiębiorstwa i rozwija się wraz z nim.

Schemat integracji Platformy INTENSE z Krajowym Systemem e-Faktur wygląda następująco:

Po więcej informacji zapraszamy tutaj

Zespół INTENSE