„3 Way Matching” – czyli jak dobrze zarządzać procesem zakupowym

Trójstronne dopasowanie, czyli pełna kontrola nad procesami zakupowymi. Jednak Platforma INTENSE ma do zaoferowania jeszcze więcej...

CZYM JEST WSPOMNIANE 3-WAY MATCHING?

Trójstronne dopasowanie (z ang. 3-Way Matching) to procedura, która umożliwia skuteczną kontrolę nad procesami zamówień i zakupów w firmie.

Dla każdego zakupu porównywane są ilości i kwoty zawarte na dokumencie zapotrzebowania na zakup, składanym zamówieniu oraz dostarczonej fakturze. Weryfikacja powinna odbywać się na każdym etapie procesu.
 

PO CO STOSUJE SIĘ 3-WAY MATCHING?

Ta forma kontroli ma na celu ustalenie zgodności między dokumentami i wyeliminowanie oszustw (np. w postaci fałszywych faktur) oraz ułatwienie i optymalizację zarządzania procesami zakupowymi w obliczu dużych wolumenów zakupów.

ZARZĄDZANIE PROCESAMI ZAKUPOWYMI W PLATFORMIE INTENSE

Platforma INTENSE jako system low-code/no-code, pozwala na elastyczne projektowanie procesu i dostosowywanie go do potrzeb przedsiębiorstwa.

Ten system to środowisko, które nie tylko pozwala na pełną obsługę procesu 3 Way-Matching, ale również wzbogaca go szeregiem funkcjonalności dopełniających jej działanie. Dzięki nim obsługa procesów zakupowych i ich bieżąca kontrola działają znacznie sprawniej, a pracownicy odpowiedzialni za te procesy posiadają narzędzie, które sprawia, że wykonuje się te czynności dużo wygodniej i szybciej.

Każdy dokument w procesie jest interaktywnie powiązany z arkuszami budżetowymi. To oznacza, że kwoty na Zapotrzebowaniach na Zakup są zestawiane z odpowiadającym budżetem kosztowym i w odniesieniu do niego zostają zatwierdzone. Daje to możliwość bieżącej kontroli wydatków względem ustalonych planów finansowych.

Ponadto z raportu porównującego plan i realizację można wyświetlić  konkretny dokument dotyczący zakupu, a w nim przejrzeć wszystkie pozycje zamówienia i dane związane z ich realizacją.

Współpracując z technologią OCR i skrzynką e-mail, wszystko to może odbywać się w pełni cyfrowo, automatycznie i nawet z urządzeń mobilnych.

Rozwiązanie INTENSE Group to prawdziwy game-changer w firmach, w których dokumenty i procesy zakupowe są nieodłączną częścią działalności (czyli tak naprawdę dotyczy to wszystkich przedsiębiorców). Nasze rozwiązanie znajdzie też zastosowanie w firmach mających trudności z dotrzymaniem budżetów lub zachowaniem pełnej kontroli nad procesami zakupowymi.

Na bazie naszych doświadczeń przedstawiamy wybrane przykłady przebiegu procesów zakupowych, żeby zainspirować do tworzenia takich ścieżek samodzielnie.

PRZEBIEG PRZYKŁADOWEGO PROCESU 3-WAY MATCHING PRZEDSTAWIONY W CZTERECH KROKACH

WSZYSTKO ZACZYNA SIĘ OD ZAPOTRZEBOWANIA NA ZAKUP

Zapotrzebowanie to początek całego procesu zakupowego. Wypełniając ten formularz, precyzujemy nasze potrzeby zakupowe, informujemy o nich przełożonych i po uzyskaniu akceptacji możemy przejść do realizacji procesu Zamówienia.

Na nowo utworzonym formularzu dokumentu, wprowadzamy podstawowe informacje identyfikacyjne. Dodatkowo istnieje możliwość powiązania Zapotrzebowania z projektem oraz wskazania osoby odpowiedzialnej. W kolejnej sekcji Elementy (z ang. Elements) dodajemy konkretne pozycje zakupowe np. jedna pozycja to laptopy, druga pozycja to myszki.

Ważnym elementem jest Opis Analityczny (z ang. Analytical Description). W tym miejscu łączymy dokument kosztowy z planem kosztowym, czyli przyporządkowujemy koszt planowanego zakupu do konkretnej pozycji kosztowej w budżecie.

Dzięki tej funkcji możemy również trafnie ocenić koszty projektów, uwzględniając w nich wszystkie koszty zakupowe.

W podsumowaniu znajduje się wskaźnik, który w graficznej formie pokazuje porównanie kosztów planowanych względem kosztów już poniesionych. Potencjalne przekroczenie budżetu będzie tam od razu widoczne.

Praca z dokumentem jest bardzo intuicyjna i wygodna, jednym kliknięciem z poziomu dokumentu można przenieść się do powiązanego projektu lub budżetu i odwrotnie. W momencie gdy jakieś wymagane dane nie zostaną wprowadzone, system wyświetla ostrzeżenie i zaznacza te miejsca, które muszą zostać uzupełnione. Jeżeli koszt planowanego zakupu przekracza budżet wówczas pojawi się komunikat, że dokument wymaga dodatkowej akceptacji (zgodnie z warunkami ustalonymi w procesie).

PRZYKŁAD AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA W APLIKACJI MOBILNEJ

PRZYKŁADOWY SCHEMAT PROCESU ZAPOTRZEBOWANIE NA ZAKUP

REALIZACJA ZAKUPU - PROCES ZAMÓWIENIE (ANG. PURCHASE ORDER)

Po zatwierdzeniu Zapotrzebowania na Zakup przez odpowiednią osobę, kolejnym krokiem w procesie zakupowym jest etap realizacji Zamówienia. Ten dokument po akceptacji doprowadzi do złożenia zamówienia u wskazanego dostawcy.

PRZYKŁADOWY SCHEMAT PROCESU

PRACA Z DOKUMENTEM ZAMÓWIENIE

Dokument Zamówienia zawiera szereg tych samych danych co źródłowy dokument Zapotrzebowania na Zakup, dlatego w tym miejscu wykorzystujemy automatyzacje (INTENSE RPA). Zamówienie jest generowane i automatycznie wypełniane. Kluczowe dane z Zapotrzebowania na Zakup są przenoszone na dokument Zamówienia. Znacznie przyspiesza to proces rejestracji Zamówienia.

Pozycje zakupowe, które również znajdują się na Zamówieniu, są też źródłem informacji dla dostawcy, co umożliwia mu właściwe przygotowanie i realizację zamówienia. Na podstawie dokumentu Zamówienia może zostać wygenerowany wydruk dla dostawcy.

Formularz dokumentu Zamówienia zawiera także sekcję Dostawca (z ang. Supplier). W niej wprowadzamy nazwę wybranego dostawcy, dane kontaktowe i datę dostawy. Poprzez wprowadzanie danych dot. dostawców, tworzymy bazę kontrahentów, wykluczając ryzyko opłacenia faktury pochodzącej z nieznanej firmy. Daje nam to również możliwość odpowiedniego planowana dostaw oraz późniejszej oceny współpracy z dostawcą.

Na każdym Zapotrzebowaniu i Zamówieniu jest dostęp do dokumentów powiązanych: źródłowego Zapotrzebowania, Faktur i Dokumentów Przyjęcia Towaru. Dzięki temu cała historia danego procesu zakupowego jest dostępna w jednym miejscu.

ETAP PRZYJĘCIA TOWARU

W momencie odbioru dostarczonego zamówienia, tworzymy nowy dokument Przyjęcia Towaru. Podajemy w nim ilości i ceny dostarczonych towarów oraz wiążemy go z tym konkretnym procesem zakupowym poprzez wskazanie powiązanego Zamówienia. Pozostałe informacje zostaną uzupełnione automatycznie.

W formularzu znajdą się dwie specjalne sekcje, wspomagające monitoring dokumentów.

W tabeli porównywane są ilości i ceny z dokumentów Przyjęcia Towaru z ilościami i cenami na dokumencie Zamówienia. Wszelkie rozbieżności będą natychmiast sygnalizowane.

Realizacja zamówienia może zostać podzielona na kilka dostaw, wówczas zostanie zarejestrowanych kilka dokumentów Przyjęcia Towaru. Wszystkie powiązane dokumenty będą dostępne w jednym miejscu, w ostatniej sekcji dokumentu Przyjęcie Towaru.

ROZLICZENIE ZAKUPU - REJESTRACJA FAKTURY KOSZTOWEJ

Proces wprowadzenia Faktury do elektronicznego obiegu dokumentu może zostać zautomatyzowany. W tym celu wykorzystujemy synchronizacje z kontem pocztowym, gdzie automatycznie faktura zostaje pobrana z wiadomości email. Dodatkowo dzięki mechanizmom OCR dane z pliku pdf/obrazu system zaczytuje na elektroniczny formularz dokumentu.

Drugim sposobem, który zapewne będzie teraz coraz szerzej wykorzystywany, jest pobieranie faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Plaforma INTENSE jest wyposażona w moduł do integracji z KSeF.

Faktura zamyka nam cały proces zakupowy, następuje tu więc końcowa weryfikacja wszystkich dokumentów. W ostatniej sekcji, na formularzu Faktury znajduje się tabela z porównaniem danych z Faktury z danymi na powiązanych z nią Zapotrzebowaniu i Zamówieniu. W przypadku wystąpienia rozbieżności zostanie to automatycznie zasygnalizowane.

PRZYKŁADOWY SCHEMAT PROCESU FAKTURY

DLACZEGO WARTO STOSOWAĆ 3-WAY MATCHING?

Stosowanie metody 3-Way Matching razem z odpowiednim narzędziem IT i automatyzacjami przynosi szereg korzyści zarówno dla całej firmy, jak i pracowników obsługujących procesy zakupowe. Ten mechanizm pozwala na:

1.    Wyeliminowanie strat związanych z fakturami fałszywymi lub powielaniem tych samych płatności.
2.    Zapobieganie błędom ludzkim.  
3.    Oszczędność czasu dzięki automatyzacjom.
4.    Uniknięcie kar za opóźnienia w płatnościach.
5.    Odpowiednie przygotowanie do audytu.
6.    Lepsze relacje z dostawcami i sprzedawcami oraz większa kontrola nad warunkami współpracy z nimi.
7.    Proekologiczną działalność firmy, poprzez ograniczenie zużycia papieru.
8.    Bieżący monitoring wydatków względem planów finansowych.
9.    Odciążenie pracowników od żmudnych i powtarzalnych czynności.
10.  W efekcie wszystkich korzyści wymienionych powyżej firma ma także szansę na polepszenie rentowności.

Zespół INTENSE