Wykorzystanie danych

Piotr Ukowski

Czy samo posiadanie danych wystarcza do podejmowania trafnych decyzji? „Mieć informację nie znaczy wiedzieć” – informacja musi być właściwie podana, w odpowiednim czasie i odpowiednim osobom.

Każde przedsiębiorstwo posiada ogromną ilość danych. Gromadzone w systemach ERP, Call Center, bilingach, księgowości, kadrach, w działach produkcyjnych służą działalności operacyjnej, są podstawą sprawozdawczości. Właściwie powiązane, przetworzone i zinterpretowane mogą być dodatkowo źródłem wiedzy, która niespodziewanie może zmienić podejście do biznesu.

Dla zobrazowania problemu posłużę się przykładem, który już wiele lat temu, na jednej z konferencji, podał Szymon Słupik – wtedy szef konsultingu polskiego systemu ERP.

W styczniu 1986 roku doszło do słynnej, tragicznej w skutkach katastrofy promu kosmicznego Challenger. W 73 sekundzie lotu eksplodował zespół wahadłowca, wszyscy członkowie załogi zginęli. Co się stało?

Wahadłowiec jest wynoszony na orbitę przez zespół dwóch silników wspomagających. Potężne cylindry wypełnione są kilkuset tonami paliwa, spalanego podczas pokonywania ziemskiej grawitacji. Same rakiety zbudowane są z segmentów i dopiero na miejscu startu składane – dzięki temu możliwy jest ich transport. Poszczególne segmenty łączą specjalne pierścienie uszczelniające. To właśnie awaria pierścienia stała się przyczyną katastrofy – w wyniku jego uszkodzenia oraz wysokich temperatur pojawił się płomień, który spowodował eksplozję zbiornika. Śledztwo wykazało, że przyczyną tego uszkodzenia była niska temperatura panująca wówczas przed startem – spowodowała ona oblodzenie wielu elementów oraz osłabiła materiał, z którego pierścienie były wykonane.

Czy można to było przewidzieć? Czy NASA posiadała dane sugerujące odwołanie lotu z powodu złych warunków?

Wszystko wskazuje na to, że TAK. Co więcej – NASA posiadała dane, z których wynikało, że katastrofa jest niemal pewna. Oto one:

W ten sposób przedstawiono wpływ, jaki na awarie pierścieni uszczelniających miała temperatura. I trudno się dziwić, że mimo, iż raport ten leżał na biurkach kontrolerów lotu przed startem, nikt nie podjął decyzji o wstrzymaniu lotu. Bo jest on kompletnie nieczytelny. Już po katastrofie te same dane przedstawiono w „nieco” innym układzie:

Wykres pokazuje jaki wpływ na zawodność pierścieni ma niska temperatura. Dodajmy jeszcze „linię trendu” i zakreślmy wyraźnie, jaka temperatura panowała wówczas na Florydzie. I na podstawie tych samych danych otrzymamy raport, który pojawiając się na biurkach odpowiednich osób przed startem musiałby wywołać zamieszanie:…

Challenger nie miał szans nie spaść…

To drastyczny przykład, w którym forma przedstawienia informacji zaważyła o życiu ludzi. W codziennym biznesie może zaważyć tylko na zyskach, rentowności czy cashflow. Mimo to warto się tym przejmować.

Wielokrotnie spotkałem się z przypadkami, w których dogłębna analiza posiadanych danych diametralnie zmieniała spojrzenie na prowadzone działania. I tym razem nie trzeba szukać przykładów aż w NASA:

• Przedsiębiorstwo produkcyjne w branży spożywczej. Analiza rzeczywistej rentowności na kanałach dystrybucji pokazała, że sprzedaż przez hipermarkety jednej z sieci przynosi stratę. Pozornie wszystko było w porządku – akceptowalna marża, dobre wyniki na odpowiednich kontach w księgowości, nawet po rozliczeniu kosztów promocji i transportu. Dopiero dodanie do całości kosztów zwrotów, wynikających z narzuconej umowy i odrębnie analizowanych pokazało, że „im lepiej, tym gorzej” – do każdej tony sprzedanych wyrobów trzeba było dopłacać.
• Firma produkcyjna, działająca z kanałem partnerskim. Wyniki sprzedaży nowego resellera imponująco rosły. Pojawiał się coraz wyżej w rankingach, zdobywał coraz wyższe rabaty, wyrastał na „gwiazdę sezonu”. Po jakimś czasie i połączeniu informacji z różnych centrów okazało się, że jego sukces opiera się na umiejętnym angażowaniu Działu Wsparcia – tak naprawdę na jego wyniki pracował sam producent…

Przykłady można mnożyć. Wszystkie decyzje opierają się na wiedzy. Im jest ona pełniejsza, tym trafniejszych wniosków można się spodziewać. Zarządzanie to sztuka pozyskiwania informacji i robienia z niej właściwego użytku. Zatem aby zarządzać, trzeba wiedzieć. Intuicja, księgowość, doświadczenie bardzo się tu przydają, jednak w dobie globalnej konkurencji przestają wystarczać. Dzięki systemom informatycznym możemy dostać głęboko przetworzone dane, umożliwiające natychmiastowe wykrycie szans i zagrożeń.

W Nowym Roku życzę samych trafnych decyzji.