Controlling w logistyce

Marek Lipowski

Na czym polega controlling w logistyce? Czy zarządzanie zapasami sprowadza się do ich minimalizacji? Jakie metody stosuje się w zarządzaniu zapasami?

Zacznijmy od początku, czyli od definicji. Według CLM (The Council of Logisticas Management, USA) logistyka to ta część procesu w łańcuchu dostawczym, która planuje, wdraża i steruje skutecznym i efektywnym przepływem i przechowywaniem towarów, usług i odpowiednich informacji od miejsca wytworzenia do miejsca wykorzystania w celu spełnienia wymagań klientów. Warto zwrócić uwagę na dwa elementy tej definicji. Przede wszystkim na to, że odwołuje się do popularnego i pojemnego pojęcia procesu łańcucha dostaw, sugerując szeroki zakres zainteresowań logistyki oraz na bardzo ściśle określone zadania tej ostatniej: planowanie, wdrażanie i sterowanie, czyli, nieco upraszczając, po prostu zarządzanie łańcuchem dostaw w celu jego optymalizacji.

Controlling w logistyce

Szczegółowe zadania controllingu w logistyce zależą mocno od charakteru działalności firmy, w szczególności od tego jakie procesy logistyczne w tym przedsiębiorstwie zachodzą i w jakim zakresie. Zawsze jednak musi się on przyczyniać do poprawy skuteczności realizacji planów i zwiększenia koordynacji działań , ułatwiając przedsiębiorstwu realizację celów strategicznych i zapobiegając jednocześnie zjawisku suboptymalizacji, o którym trochę więcej za chwilę.

Co ważne, wdrożenie procedur i narzędzi controllingowych w logistyce jest możliwe i wskazane także w firmach, w których funkcje logistyczne nie są realizowane w pełnym zakresie. Również w takich firmach warto wyróżnić logistykę jako ważny obszar działalności firmy i wdrożyć w tym obszarze analizę kosztów i efektów działania poszczególnych funkcji logistycznych. Z kolei przedsiębiorstwa, które opierają swoją działalność na procesach logistycznych, wykorzystują często controlling zarówno do nadzorowania typowych kosztów logistycznych (magazynowanie, transport, wysyłka) jak i do procesowo zorientowanego zarządzania kosztami produkcji czy zagospodarowania odpadów.

Koszty w logistyce

Bardzo ważną cechą kosztów związanych z logistyką jest ich kompleksowość. Podstawą dobrze przeprowadzonego rachunku kosztów jest ich ścisłe i jednoznaczne wyodrębnienie, co w przypadku rachunku kosztów logistyki jest niezwykle trudne do osiągnięcia, ze względu na tę właśnie cechę – koszty logistyki pojawiają się bowiem praktycznie w całym obszarze działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo rachunek kosztów logistycznych powinien również określać miejsca ich powstawania, tymczasem w przypadku niektórych kosztów logistyki jest to trudne do przeprowadzenia.

Ten całościowy charakter kosztów logistyki opisują trzy koncepcje:

• Koncepcja globalnych kosztów logistyki
• Koncepcja współzależności kosztów
• Koncepcja unikania suboptymalizacji kosztów.

Globalne (całkowite) koszty logistyki

Koncepcja globalnych kosztów logistyki mówi o tym, że wszystkie działania przedsiębiorstwa związane z całym łańcuchem dostaw powinny być traktowane jako całość. W obrębie kosztów globalnych wyróżniane są następujące koszty cząstkowe:

• Koszty magazynowania

Ten rodzaj kosztów obejmuje wszystkie koszty związane ze składowaniem zapasów, ale także koszty kontroli jakości, sortowania, transportu w obrębie miejsc składowania i do miejsc wysyłki itp.

• Koszty transportu
• Koszty zarządzania przepływami (planowania, sterowania i kontroli przepływu materiałów i towarów)
• Koszty zarządzania produkcją (w firmach o profilu produkcyjnym) lub realizacją zamówień (w firmach handlowych)
• Koszty przygotowania wysyłki
• Koszty systemów informacyjnych, w tym zbierania informacji o zleceniach
• Koszty serwisu
• Koszty utrzymania (kształtowania) zapasów
• Zarządzanie kosztami zapasów należy do najważniejszych zadań controllingu. Więcej na ten temat w dalszej części artykułu

Zgodnie z koncepcją globalnych kosztów logistyki badanie każdej pozycji kosztowej wyznaczonej przez koszty cząstkowe wymaga odniesienia do całego procesu przepływu materiałów.

Koncepcja współzależności kosztów

Koncepcja ta jest ściśle związana z koncepcją kosztów globalnych i mówi, że każda zmiana działania logistyki (w szczególności każde wprowadzenie organizacyjnych zmian optymalizacyjnych) może spowodować spadek kosztów w jednym obszarze działalności i jednocześnie spowodować ich w wzrost w innym. Optymalizacja procesów logistycznych powinna dążyć do obniżenia kosztów całkowitych przy zachowaniu stałego poziomu obsługi kontrahentów.

Koncepcja ta dotyka bardzo typowego problemu w procesach logistycznych: konfliktów kosztowych o różnym charakterze i dotyczy między innymi:

• Zagadnień transportowych (wybór trasy, środka transportu wielkości przewożonej partii itp.)
• Decyzji dotyczących zapasów (częstość składania zamówień, wielkość zamawianej partii)
• Magazynowania (liczba, rodzaj, forma własności magazynów)
• Zaopatrzenia (wybór dostawcy)

Wpływ jednych kosztów na inne może być bardzo zróżnicowany i jest uzależniony od charakteru przedsiębiorstwa. Dobry przykład tego zjawiska występuje w przemyśle spożywczym. Obniżenie kosztów transportu może spowodować wydłużenie czasu dostawy produktów do odbiorców i dodatkowo wpłynąć negatywnie na warunki przewożenia tych produktów. W konsekwencji podniosą się koszty wytwarzania, ze względu na konieczność zapewnienia dłuższych terminów przydatności do spożycia czy zaakceptowania większej ilości zwrotów (reklamacji).

Koncepcja unikania suboptymalizacji

O suboptymalizacji mówimy wówczas, gdy wysiłki jednego pionu w przedsiębiorstwie prowadzą do pozytywnych skutków w obszarze objętym działaniami optymalizacyjnymi, ale mają negatywne skutki w kontekście działalności całego przedsiębiorstwa. W podanym powyżej przykładzie obniżenie kosztów transportu może spowodować gwałtowne obniżenie poziomu zadowolenia klientów co może przełożyć się na gwałtowny spadek sprzedaży. Dzieje się tak zazwyczaj wówczas, gdy decyzje dotyczące optymalizacji kosztów czy procesów logistycznych są podejmowane oddolnie bez koordynacji z innymi działami przedsiębiorstwa lub w przypadku sterowania centralnego polegającego na wydawaniu odgórnych decyzji nie uwzględniających specyfiki poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Na temat wagi koordynacji działań przedsiębiorstwa można również przeczytać w artykułach dotyczących Zrównoważonej Karty Wyników.

Koszty zapasów

Niezależnie od tego jak obszernym pojęciem jest logistyka, najczęściej postrzeganą funkcją controllingu w logistyce jest optymalizacja stanu zapasów i temu zagadnieniu będziemy się starali przyjrzeć przede wszystkim.

Koszty działań związanych z utrzymaniem zapasów można podzielić na:

Koszty tworzenia zapasów. Zaliczyć do nich można między innymi koszty materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych, ale również na przykład koszty utrzymania działu zakupów .

Koszty utrzymania zapasów. Jest to podstawowa część kosztów logistycznych przedsiębiorstwa, do której należy zaliczyć:

• Koszty kapitałowe określające straty poniesione przez przedsiębiorstwo w wyniku zamrożenia kapitału w zapasach (inaczej nazywa się je kosztami niewykorzystanych możliwości).
• Koszty obsługi zapasów, czyli wszelkiego rodzaju podatków czy ubezpieczeń związanych z wartością przechowywanych zapasów.
• Koszty ryzyka, związane w szczególności ze zmniejszaniem się wartości długo magazynowanych towarów (skrócenie terminu ważności, obniżenie się popytu).

Koszty dostaw. Dotyczą procesu uzupełniania zapasu produktów i pozyskiwania materiałów do produkcji i obejmują między innymi koszty zamawiania i realizacji zamówień u dostawców czy koszty przestawiania produkcji (zmian w liniach produkcyjnych).

Koszty wyczerpania zapasów. Koszty te związane są ze stratami przedsiębiorstwa, gdy nie dysponuje odpowiednimi zapasami do kontynuowania produkcji, realizacji złożonych zamówień czy prowadzenia bieżących procesów handlowych.

Jak widać tematyka zarządzania kosztami w logistyce jest bardzo obszerna. W kolejnych artykułach zajmiemy się metodami zarządzania zapasami z wykorzystaniem pojęcia EPD (ekonomiczna partia dostaw) czyli optymalnej wielkości dostawy. Powiemy również o Rachunku Zamrożonych Aktywów Kapitałowych.