Kiedy firma budowlana powinna zainwestować w system informatyczny?

Jadwiga Jaskot

Projekt budowlany jest skomplikowanym procesem łączącym kilka stron – inwestora, inżyniera kontraktu, wykonawcę oraz wielu dostawców, podwykonawców i usługodawców. Uczestniczy w nim w zależności od skali – nawet kilka tysięcy osób. W przypadku, gdy firma realizuje kilka lub kilkanaście odrębnych projektów skala trudności związana z właściwym uchwyceniem tematyki kontroli kosztów, monitoringiem wykonania w porównaniu z planowaniem, weryfikacją wykonania określonych pozycji budżetowych i związanym z tym wczesnym reagowaniem na przekroczenia/odchylenia staje się w zasadzie problemem nie do rozwiązania przy zastosowaniu tradycyjnych narzędzi obecnych w większości małych, średnich a nawet dużych firm.

Wielu przedstawicieli firm budowlanych w pewnym momencie rozwoju firmy zaczyna zauważać brak wystarczającego wpływu na procesy związane z możliwością regularnego „podglądu” zaawansowania kosztowego i czasowego projektu nie mówiąc już o możliwości aktualnego monitoringu stanu kontraktacji, realizacji umów dostawczych/usługodawczych i podwykonawczych. Przekroczenia najczęściej wykazywane są na końcu realizacji, gdzie nie ma już praktycznie żadnej możliwości reakcji i mitygacji ryzyk.

Niestety proces ten występuje szczególnie  w budownictwie – liczba osób mających wpływ na realizację kontraktu, ich różnorakie doświadczenie, często brak powiązania swoich celów z celami firmy mogą spowodować ogromne problemy z planową realizacją projektów, które są fundamentem istnienia firmy i jej pracowników.

Realizacja strategii biznesowej w dużej mierze opiera się o informację. Im wcześniej dostępna jest informacja, tym więcej można zrobić, aby wykorzystać w pełni zaistniałe szanse, ograniczyć ryzyka, wykryć wąskie gardła. Informacja podana na końcu realizacji – najczęściej wróży ogromne problemy finansowe. Problemy finansowe na projekcie rodzą automatycznie spadek motywacji kadry. I tak powstaje błędne koło.

Drogi przedsiębiorco, jeżeli zauważyłeś w swojej firmie następujące symptomy:

• nie znasz bieżącego stanu kosztowego projektów w porównaniu do realizacji lub masz wątpliwości, co do poprawności otrzymanych danych

• nie ma (lub istnieje w ograniczonym stopniu) kontroli nad realizacją podpisanych umów z dostawcami, podwykonawcami, usługodawcami w porównaniu z kontraktacją

•  harmonogramy projektów wykonywane są tylko dlatego, iż taki jest wymóg Inwestora, a rzeczywistość wygląda mniej różowo,

• harmonogramy rzeczowo – finansowe pokazują nierealnie wysokie przeroby w końcowym okresie realizacji projektu

•   zewsząd spływają faktury dotyczące zawartych umów i zleceń a Ty masz wrażenie, że ich wartości, nie są przez nikogo kontrolowane lub jest to robione niedbale

•  inwestor daje do zrozumienia, że są problemy z realizacją i wymagane jest zwiększone zaangażowanie na produkcji

•   brakuje Ci informacji z realizacji projektów i masz poczucie niejasnego zagrożenia,

to jest właśnie ten moment, kiedy należy rozważyć wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego, który:

•  uporządkuje procesy dotyczące zarządzania projektami i kontroling kosztów

•  zmobilizuje, scali zespoły realizacyjne oraz ujednolici i poprawi przepływ informacji

•  umożliwi zdalny dostęp, w tym mobilny, do wszelkiej dokumentacji projektowej

•  zapewni pełną kontrolę nad dostępnością zasobów firmy, optymalizację ich wykorzystania oraz kompleksowe zarządzanie obiegiem pracy

•  umożliwi budżetowanie, harmonogramowanie projektów oraz zarządzanie zmianą i ryzykiem

•  wyśle automatyczne powiadomienia i alerty.

Nawet bardzo zaawansowany system informatyczny nie podejmie decyzji za człowieka w trudnych sytuacjach biznesowych, ale sprawi aby została ona podjęta w możliwie najkrótszym czasie i w najbardziej racjonalny sposób. Dlatego świadomość potrzeby zmian w procesach wewnątrzfirmowych to pierwszy krok, od którego przedsiębiorstwo zaczyna swoją drogę ku lepszemu zarządzaniu. Nie będzie to łatwa droga, a decyzja o jej rozpoczęciu to dopiero początek. Już na tym etapie warto zastanowić się nad wyborem optymalnego systemu i partnera wdrożeniowego, który ułatwi ten proces.