OCR – możliwości oraz korzyści z zastosowania w przedsiębiorstwie

Jakub Lipiński

Optymalizacja wykorzystania zasobów to jeden z decydujących czynników umożliwiających zwiększenie efektywności ekonomicznej przedsiębiorstwa. Sprawne wykorzystanie zasobów uzyskać można przez uproszczenie, automatyzację i obniżenie kosztów obsługi procesów biznesowych.

W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców powstały systemy informatyczne, wspierające zarządzanie pracą. Systemy te, wykorzystując elementy automatyzacji, prowadzą do obniżenia kosztów oraz zwiększenia wydajności realizowanych procesów biznesowych. Jako jedną z najważniejszych możliwości automatyzacji należy wymienić tworzenie dokumentów bez konieczności ręcznego wprowadzenia danych. Zapisany w systemie informatycznym dokument zostaje odczytany i uzupełniony za pomocą technik automatycznego rozpoznawania tekstu OCR.

OCR (ang. optical character recognition) – jest techniką umożliwiającą odczytanie tekstu zamieszczonego wewnątrz plików graficznych, np.: skanowanych dokumentów lub zdjęć. Techniki optycznego rozpoznania tekstu znajdują zastosowanie we wszystkich procesach przedsiębiorstwa, których wynikiem jest ewidencja lub archiwizacja dokumentów w postaci cyfrowej.

Program wykorzystujący narzędzia OCR pozwala na przekształcenie odczytanego tekstu do postaci edytowalnej oraz zapis rozpoznanych danych w systemie informatycznym w sposób automatyczny. Wynikiem odczytu jest cyfrowy dokument, posiadający uzupełnione dane strukturalne, dzięki czemu funkcjonalność ta znajduje zastosowanie np. w procesowaniu: umów, faktur, kwestionariuszy osobowych i innych obiektów.

W zależności od rodzaju dokumentu odczytowi mogą podlegać takie wartości jak:

• pracownik,
• kontrahent,
• wartość dokumentu,
• numer umowy,
• numer faktury,
• data sprzedaży,
• data wystawienia,
• numer konta bankowego,
• tabele z wartościami,
• pełna treść dokumentu itp.

Jako podstawowe korzyści z zastosowania mechanizmów OCR w przedsiębiorstwie należy wymienić:

• oszczędność czasu pracy – dokumenty wraz z uzupełnionymi danymi zostają zapisane w systemie, bez konieczności ręcznego wprowadzenia danych,
• wzrost wydajności zespołu – długotrwałe i monotonne zadania zostaną wykonane przez  program komputerowy,
• redukcja liczby pomyłek – automatyzacja digitalizacji dokumentu zmniejsza ryzyko błędnego przepisania danych przez pracownika,
• możliwość wprowadzenia automatyzacji procesu biznesowego – uruchomienie ścieżki akceptacyjnej dokumentu lub jego archiwizacji może nastąpić w zależności od rozpoznanych słów kluczowych w dokumencie,
• możliwość wyszukiwania określonych znaków lub fragmentów zdań w dokumentach bez ich fizycznego przeglądania – przydane podczas wyszukiwania informacji w niemal dowolnym zakresie,
• przyspieszenie obiegu dokumentu – procesowanie dokumentu odbywa się w sposób automatyczny, bez oczekiwania na reakcje pracownika.

Jak to może działać?[1]

Poniżej przedstawiono przykład zastosowania automatyzacji procesu biznesowego z wykorzystaniem technik OCR w przedsiębiorstwie zrzeszającym wiele spółek, z wykorzystaniem mechanizmów wielofirmowości. Automatyzacja ma na celu skrócenie czasochłonności procesowania dokumentów kosztowych oraz zapewnienie poprawności wprowadzanych danych.

Ścieżka obiegu dokumentu kosztowego, przed wprowadzeniem automatyzacji, polegała na ręcznym skanowaniu dokumentu, wprowadzeniu do systemu oraz przepisaniu jego danych. Następnie dokument był przesyłany do akceptanta, wybieranego na podstawie spółki, w której dokument został zarejestrowany. Po wykonaniu akceptacji dokument przesyłany był do księgowości, w celu uzupełniania dekretacji. W momencie przesyłania faktury kosztowej do archiwum tworzony był dokument płatności.

Rys. 1: Proces obiegu faktury kosztowej (przed wprowadzeniem automatyzacji).

Przedstawiony proces przetwarzania faktury kosztowej w przedsiębiorstwie potrafił trwać nawet do kilku dni, wliczając w to czas wprowadzania danych oraz oczekiwanie na podjęcie akcji przez pracownika po otrzymaniu dokumentu.

Po wprowadzeniu automatyzacji procesu biznesowego z wykorzystaniem technik OCR, czas obiegu dokumentu został znacząco skrócony. Statystyki, oparte na dużej próbie (wielomiesięczny zestaw tysięcy faktur kosztowych), wykazały wyeliminowanie konieczności udziału pracowników w procesie obsługi faktur kosztowych dla ponad 80% dokumentów.[2] Tym samym niemal pięciokrotnie zredukowano koszty obsługi procesu!

Podczas wdrożenia automatyzacji procesu wprowadzono skrzynki mailowe dla każdej ze spółek zależnych. Ich adresy zostały przekazane kontrahentom w celu przesyłania faktur kosztowych. Każdego dnia pobierane są nowe wiadomości mailowe i zakładane dokumenty dla wszystkich przesłanych załączników. System przypisuje spółkę dla faktury, w zależności od adresu mailowego z którego dokument został pobrany.

W momencie zapisu uruchomiony zostaje mechanizm OCR, odczytujący zawartość dokumentu i przepisujący dane do dokumentu w postaci cyfrowej. System powiązuje przetwarzaną fakturę z umową lub zamówieniem przez odczytanie ich numeru bezpośrednio z dokumentu. Na podstawie wcześniej zdefiniowanych słów kluczowych oraz wartości dokumentu zgodnego z wartością harmonogramu spłat, dokument podlega automatycznej akceptacji i dekretacji. Po wykonaniu dekretacji system generuje dokument płatności i przesyła fakturę do archiwum.

Rys. 2: Proces obiegu faktury kosztowej z wykorzystaniem technik OCR oraz automatyzacji procesu biznesowego

Zastosowanie narzędzi optycznego rozpoznania tekstu OCR przyczynia się do wzrostu efektywności procesów biznesowych, poprzez skrócenie czasu trwania obiegu dokumentów, obniżenie kosztów, zapewnienie poprawności procesowanych danych oraz dostarczenie bardzo dużych możliwości indeksowania i wyszukiwania danych. Zaprezentowany przykład miał na celu optymalizację obiegu faktury kosztowej, jednak mechanizm automatycznego rozpoznania tekstu może być stosowany we wszystkich procesach, których celem jest ewidencja lub archiwizacja dokumentów. Zakres korzyści z stosowania technik OCR jest zależny od rozmiaru i stopnia automatyzacji wdrożenia, ale z całą pewnością wart jest rozważenia.