Regulamin INTENSE Inspiracje

1 Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu „INTENSE Inspiracje”

§ 1.1 Postanowienia ogólne

1. Organizatorem wydarzenia „INTENSE Inspiracje” („Konferencja”) jest INTENSE Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres ul. Gdyńska 31, 31-323 Kraków, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000310160, NIP 945-211-00-74, adres e-mail: [email protected]. („Organizator”).

2. Warunkiem udziału w Konferencji jest wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego: REJESTRACJA

3. Zgłaszający – przedsiębiorca lub osoba fizyczna, która zarejestrowała zgłoszenie udziału w Konferencji za pomocą Formularza Zgłoszeniowego.

4. Uczestnik – przedsiębiorca lub osoba fizyczna, która uzyskała lub nabyła prawo do udziału w Konferencji.

5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Formularza Zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

6. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

§ 1.2 Zgłoszenie

1. Zgłoszenia do udziału w Konferencji należy dokonać za pomocą Formularza Zgłoszeniowego: REJESTRACJA

2. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator poinformuje Zgłaszającego, za pomocą poczty elektronicznej, o przyjęciu, odrzuceniu lub konieczności uzupełnienia zgłoszenia.

3. Za termin dostarczenia zgłoszenia przyjmuje się datę wpłynięcia Formularza Zgłoszeniowego do Organizatora.

 

§ 1.3 Zasady udziału w konferencji

1. Zarejestrowany Uczestnik może wziąć udział w Konferencji stacjonarnej w dniu 17 maja 2024r.

2. W Konferencji mogą uczestniczyć wyłącznie osoby uprawnione – zarejestrowani Uczestnicy, to jest osoby, które otrzymały potwierdzenie kompletności zgłoszenia od Organizatora.

3. Dla Uczestników, którzy prześlą zgłoszenie do 31.03.2024r. uczestnictwo w konferencji jest bezpłatne.

4. W przypadku zarejestrowania zgłoszenia po 31.03.2024 udział w Konferencji jest możliwy po wpłynięciu płatności na rachunek bankowy Organizatora, co najmniej 2 (słownie: dwa) dni robocze przed terminem Konferencji. Płatności należy dokonać na podstawie otrzymanej od Organizatora faktury pro forma. Termin płatności oznacza datę wpływu należności na konto Organizatora.

5. Po otrzymaniu płatności Organizator wystawi, w terminie 14 dni, fakturę VAT dla Zgłaszającego.

6. Ilość darmowych biletów uprawniających do uczestnictwa w Konferencji jest ograniczona. Firmy z aktywnym upgrade przy rejestracji do 31.03.2024 mogą pobrać odpowiednią pulę biletów za darmo:

Wartość licencji ≤ 100 000 – 3 bilety
Wartość licencji ≤ 300 000 – 5 biletów
Wartość licencji ≤ 500 000 – 7 biletów
Wartość licencji > 500 000 – 10 biletów

7. Cena netto za udział w Konferencji jest podana na Formularzu Zgłoszeniowym. Obejmuje wyłącznie udział w Konferencji i uczestnictwo w wieczornym spotkaniu networkingowym.

8. Termin przesłania Formularza Zgłoszeniowego na Konferencję upływa na 3 dni przed jej rozpoczęciem. Po tym terminie zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo.

9. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania wszystkich dostępnych miejsc przeznaczonych dla Uczestników.

10. Organizator zapewnia obiad oraz drobne przekąski i napoje (kawa, herbata, woda, sok) dla Uczestnika.

 

§ 1.4 Rezygnacja z udziału w konferencji

1. Rezygnacja przez Zgłaszającego z udziału Konferencji może nastąpić wyłącznie w drodze pisemnego oświadczenia, przesłanego pocztą elektroniczną na adres: [email protected].

2. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu. W takim przypadku dokonana przez Zgłaszającego opłata konferencyjna jest zwracana na podany przez Zgłaszającego numer rachunku bankowego.

3. Bezkosztowa rezygnacja z udziału w Konferencji jest możliwa na 14 dni przed planowanym terminem Konferencji. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator pobierze opłaty manipulacyjne w następujących wysokościach:

- 50% wartości zamówienia w przypadku rezygnacji od 13 do 7 dni przed planowanym terminem Konferencji,
- 100% wartości zamówienia w przypadku rezygnacji od 6 do dnia rozpoczęcia Konferencji.

4. Zgłaszający ma prawo do zamiany Uczestnika. W takim przypadku wpłacona opłata konferencyjna nie jest zwracana.

5. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, zgłaszający ponosi pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z formularzem rejestracyjnym.

§ 1.5 Uprawnienia Organizatora

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji, w szczególności polegającej na zmianie osoby prowadzącej wystąpienie, uczestnika wykładów/wystąpień, zmianie godzin wystąpień.

2. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator ma możliwość zmiany terminu Konferencji lub całkowitego jej odwołania. Za siłę wyższą należy rozumieć wszelkie nadzwyczajne zdarzenia zewnętrzne, a w szczególności zjawiska wywołane siłami natury oraz działania władzy publicznej (zmiany prawne), których skutków nie da się przewidzieć, albo co do których brak możliwości przewidzenia, jakie ograniczenia będą wywoływać na dzień Konferencji, choćby istniały już uprzednio.

3. Organizator może utrwalać przebieg Konferencji oraz wizerunek osób biorących w niej udział dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych konferencji i Organizatora w przyszłych latach. Uczestnicy decydując się na udział w Konferencji akceptują postanowienia regulaminu w tym utrwalania i publikacji wizerunku w celach wskazanych w niniejszym Regulaminie. Wizerunek Uczestnika może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania, kadrowania i kompozycji, a także zestawiony z wizerunkami innych osób, może być uzupełniony towarzyszącym komentarzem, natomiast nagranie filmowe i dźwiękowe z jego udziałem mogą być cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora– bez obowiązku akceptacji produktu końcowego. Akceptacja postanowień dotyczących utrwalania i publikacji wizerunku obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w Internecie (w tym na portalach społecznościowych Facebook, YouTube, LinkedIN itp. (w ramach profilu Organizatora). Szczegóły dotyczące przetwarzania danych związanych z wizerunkiem Uczestnika zawarte są w § 1.5 Przetwarzanie danych osobowych.

4. Organizator ma prawo zwolnić z opłat rejestracyjnych lub obniżyć opłaty rejestracyjne dla wybranych grup Uczestników.

5. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez polskie prawo Organizator wyłącza swoją odpowiedzialność z tytułu szkód poniesionych przez Uczestników w związku z organizacją, przebiegiem, odwołaniem lub przesunięciem terminu Konferencji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za korzyści utracone przez Uczestników z tego tytułu. W przypadku zbiegu odpowiedzialności kontraktowej i z tytułu czynu niedozwolonego, Uczestnik może dochodzić odszkodowania w granicach określonych powyżej, wyłącznie na podstawie postanowień niniejszego paragrafu.

6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy będące własnością Zamawiającego lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego do uczestnictwa w Konferencji, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

§ 1.6 Reklamacje

1. Każdy Zgłaszający ma prawo do składania reklamacji dotyczących Konferencji w terminie 14 dni roboczych od daty zakończenia Konferencji.

2. Reklamacje należy przesyłać wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej na adres [email protected].

3. Reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Organizatora.

4. W przypadku, gdy postępowanie reklamacyjne będzie wymagało dodatkowych czynności wyjaśniających, Organizator ma prawo do wydłużenia czasu rozpatrywania reklamacji i powiadomienia o tym fakcie w ciągu 7 dni od otrzymania reklamacji.

5. Powiadomienie o rozstrzygnięciu reklamacji zostanie przesłane do Zgłaszającego wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej na adres podany w reklamacji.

6. Reklamacje złożone po przekroczeniu terminu, o którym mowa w punkcie 1 rozdziału 1.6, nie będą rozpatrywane.
 

§ 1.7 Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest INTENSE Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres ul. Gdyńska 31, 31-323 Kraków, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000310160, NIP 945-211-00-74, adres email: [email protected].

2. Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

- zapewnienie udziału w Konferencji – podstawę prawną stanowi wykonanie umowy w związku z udziałem Uczestnika w Konferencji (art. 6 ust. 1 pkt b RODO);
- ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami będącymi realizacją prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- marketing bezpośredni własnych usług i produktów będący prawnie uzasadnionym interesem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO);
- dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych konferencji i Organizatora w związku z akceptacją regulaminu oraz jako prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

3. Dane osobowe przetwarzane będą przez następujący okres:

- zapewnienie udziału w Konferencji – wykonanie umowy – od momentu jej zakończenia przez okres 24 m-cy, chyba że dalsze ich przechowywanie uzasadnione jest terminem przedawnienia roszczeń;
- cele archiwalne w tym realizacja procesu reklamacji oraz ustalenie, dochodzenia lub obrona przed roszczeniami– przez okres niezbędny do realizacji tego celu;
- dane związane z realizacją działań marketingowych – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu;
- dane związane z utrwaleniem wizerunku Uczestnika – do momentu zgłoszenia sprzeciwu.

4. Uczestnicy mają prawo dostępu do danych osobowych, które ich dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Posiadają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.

5. Uczestnikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, to jest do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Podanie danych wskazanych w treści zgłoszenia na Konferencję jest dobrowolne, jednakże niezbędne w celu wzięcia udziału w Konferencji.

7. Dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom, którym Organizator powierzył do przetwarzania te dane na
postawie umów oraz podmiotom uprawnionym do uzyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
A w zakresie wizerunku portalom społecznościowym takim jak: Facebook, LinkedIN., YouTube, które są odrębnymi administratorami.

8. Organizator wskazuje, iż w trakcie zgłoszenia Uczestnik może zostać poproszony o wyrażenie odrębnych zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych własnych usług Organizatora.

9. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, przysługuje prawo do jej cofnięcia w każdym momencie. O wycofaniu uprzednio udzielonej zgody należy poinformować Organizatora przesyłając stosowną informację na adres poczty elektronicznej: [email protected].

10. Dane osobowe Uczestnika nie będą przedmiotem procesów, w ramach których miałoby dojść do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
 

§ 1.8 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin obowiązuje od 12.02.2024. Organizator zastrzega sobie prawo do jego zmiany, z zastrzeżeniem, że dokonane zmiany obowiązują od chwili przekazania ich do publicznej wiadomości.

2. W wyniku dokonania rejestracji, dochodzi do zawarcia umowy o udział w Konferencji, a postanowienia niniejszego regulaminu stanowią integralną część takiej umowy.

3. Wszelkie zapytania dotyczące procesu rejestracji należy kierować drogą elektroniczną na adres: [email protected].

---