Obieg dokumentów
Obieg dokumentów

Obieg pracy to nie tylko przekładanie między biurkami stosów dokumentów. To cała masa formalnych i nieformalnych procesów, stanowiących krwiobieg każdego przedsiębiorstwa, których szybka i efektywna realizacja jest podstawą konkurencyjności firmy.

Innowacyjny system klasy Business Process Management (BPM) – INTENSE WorkFlow – pozwala zorganizować każdy proces w firmie: od przeniesienia tradycyjnego obiegu dokumentów w świat cyfrowy, przez planowanie, dystrybucję i kontrolę dowolnych zadań i obowiązków, aż po ich automatyzację. Dzięki pełnej konfigurowalności zapewnia dostosowanie nawet do unikalnych potrzeb i zmieniających się realiów biznesowych niezależnie od branży i prowadzonej działalności, a efekty wdrożenia odczuwalne są niemal natychmiast.

Poznaj korzyści

Dla całego przedsiębiorstwa

  • Możliwość zbudowania trwałej przewagi konkurencyjnej, opartej o efektywne zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
  • Szybki dostęp do bezpiecznego i elastycznego archiwum zadań i dokumentów
  • Efektywniejsze wykorzystanie zasobów firmy
  • Automatyzacja powtarzalnych czynności
  • Niższe koszty elastycznego dopasowania systemu do zmieniającego się otoczenia
  • Widoczne obniżenie kosztów administracyjnych (m. in. kosztów przesyłek i kopii dokumentów, telefonów itp.)
  • Znaczące przyspieszenie obsługi klientów i spraw
  • Pełna integracja z innymi wewnętrznymi systemami
  • Poznaj korzyści

Dla kadry zarządzającej

  • Uporządkowanie i optymalizacja realizowanych procesów biznesowych
  • Skuteczne wsparcie procesów decyzyjnych i zarządczych oraz dekretacji controllingowej kosztów
  • Łatwe delegowanie, monitoring zadań i ocena efektywności pracy
  • Bieżąca kontrola kosztów, nawet w trakcie procesu akceptacji
  • Skuteczna ochrona danych przed osobami nieupoważnionymi
  • Wsparcie codziennej pracy konfigurowalnym systemem automatycznych alertów i powiadomień
  • Bieżące modelowanie, optymalizacja i budowa nowych procesów
  • Obieg <br>dokumentów
Główne zalety i funkcje

INTENSE Workflow to znacznie więcej niż system do obiegu dokumentów

System może obsługiwać procesy skanowania, rejestracji, dekretacji analitycznej, obiegu, archiwizacji i wyszukiwania najczęściej wykorzystywanych typów dokumentów, jak np. dzienniki podawcze, zapotrzebowania wewnętrzne, faktury kosztowe, umowy, wnioski urlopowe, delegacje czy okólniki. Oprogramowanie zapewnia dołączanie dowolnych plików, z możliwością opcjonalnego wykorzystania mechanizmów automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR).

Unikalną możliwością jest wykorzystanie definiowalnej logiki obliczeniowej na poszczególnych polach rejestrowanych typów dokumentów i budowa funkcji weryfikujących poprawność wprowadzanych danych. Wraz z elastycznym modelowaniem procesów obiegu pracy zapewnia to szerokie możliwości automatyzacji procesów biznesowych i usprawnienie pracy.

  • Główne zalety i funkcje

Elastyczne dopasowanie do wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa

Platforma INTENSE, jako oprogramowanie klasy BPM, dostarcza zestaw narzędzi do samodzielnej modyfikacji lub rozbudowy instalacji o nowe obiekty i procesy, umożliwiając rejestrację praktycznie dowolnych informacji.

Wysoka konfigurowalność systemu pozwala na definiowanie własnych – dedykowanych typów dokumentów i formularzy wraz z zaawansowanymi ścieżkami obsługi procesów biznesowych. Dzięki swojej unikalnej architekturze oprogramowanie może zapewnić dokładne odwzorowanie procedur przyjętych w modelu zarządzania przedsiębiorstwem, umożliwiając również szybkie dopasowanie systemu do zmieniającego się otoczenia. Tym samym Platforma jest konfigurowalnym „pod klucz” rozwiązaniem informatycznym, nie wymagającym dedykowanego programowania. Cecha ta niewątpliwie wyróżnia system INTENSE WorkFlow na tle konkurencji.

  • Obieg <br>dokumentów

Wysokie bezpieczeństwo i poufność danych

System oferuje bezpieczne uwierzytelnianie użytkowników oraz rozbudowane i wielopoziomowe zarządzanie prawami dostępu do poszczególnych funkcji, procesów, dokumentów, wybranych pól na formularzach i innych definiowalnych obiektów.

Rozwiązanie uwzględnia możliwość pracy w strukturze wielofirmowej np. dla grup kapitałowych lub firm świadczących usługi w modelu B2B. Szerokie możliwości konfiguracji zapewniają wysokie bezpieczeństwo, bieżącą kontrolę i szybką modyfikację uprawnień. Dzięki tym i wielu innym funkcjom Platforma INTENSE skutecznie zabezpiecza ważne informacje – jeden z najcenniejszych składników majątku przedsiębiorstwa.

  • Obieg <br>dokumentów

Błyskawiczny dostęp do spójnych informacji

Wszelkie zaewidencjonowane w systemie informacje mogą być szybko i sprawnie wyszukiwane na wiele sposobów. Platforma INTENSE umożliwia filtrowanie i przeszukiwanie bazy zarejestrowanych dokumentów według dowolnych parametrów, wraz z możliwością eksportu danych na zewnątrz.

Charakterystyczna dla systemu INTENSE czytelność interfejsu została wsparta personalizowaną identyfikacją graficzną, dzięki której możliwe jest powiązanie spraw z dowolnymi symbolami i ikonami. Całość zapewnia wygodę stosowania i oszczędność czasu.

Praca z systemem może odbywać się za pomocą standardowego interfejsu okienkowego, jak również za pomocą wersji przeglądarkowej i mobilnej, dostępnej na smartfonach Android oraz iPhone. Dzięki temu uprawniony użytkownik może uzyskać potrzebne informacje i podjąć odpowiednie działania z dowolnego miejsca na świecie posiadającego dostęp do sieci.

  • Obieg <br>dokumentów

Szereg unikalnych mechanizmów i funkcjonalności Platformy INTENSE

  • Narzędzia do własnoręcznego definiowania dowolnych procesów i obiektów biznesowych
  • Automatyzacja skanowania i jednoczesnej rejestracji wielu dokumentów z wykorzystaniem narzędzia OCR
  • Rozbudowany system uprawnień, dostępu do dokumentów i zakresów danych
  • Pełna integracja z innymi systemami w przedsiębiorstwie
  • Możliwość wsparcia inteligentnym systemem automatycznych alertów i powiadomień
  • Zaawansowane raportowanie, księga raportów (INTENSE Data Viewer)
  • Controlling i analizy procesów
  • Wielowymiarowa archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów
  • Praca w modelu wielofirmowym
  • Możliwość poszerzenia o w pełni zintegrowany moduł zarządzania projektami (INTENSE Project Manager)
  • Obieg <br>dokumentów
Przykładowe zastosowania

Bardzo wysoka elastyczność oraz nowatorska technologia oprogramowania INTENSE Workflow sprawiają, że jest ono szeroko stosowane w dowolnych branżach. Bardzo sprawnie rozwiązuje zarządzanie procesami biznesowymi zarówno w korporacjach i strukturach wielofirmowych, grupach kooperujących przedsiębiorstw jak też w średnich i dużych firmach. Codzienne z systemu INTENSE Workflow korzystają tysiące użytkowników w ponad stu organizacjach.

Wśród wdrożonych zastosowań znajdują się między innymi:

  • Obsługa dzienników korespondencji wraz z wydrukami dla poczty
  • Obieg faktur z opisem controllingowym oraz mechanizmami OCR i kodami kreskowymi
  • Automatyzacja procesów obiegu faktur elektronicznych i integracja z pocztą elektroniczną
  • Procesy rejestracji i rozliczania delegacji (m. in. automatyczne wyliczanie kilometrażu)
  • Rejestracja i zarządzanie umowami wraz z alertami o kończących się terminach
  • Dedykowane procesy rejestracji kontaktów z Klientami (CRM)
  • Modelowane procesy sprzedaży i obsługi posprzedażowej Klientów
  • Obsługa procesów reklamacyjnych i serwisowych
  • Definiowalne procesy windykacji
  • Procesowe zarządzanie zleceniami produkcyjnymi
  • Obsługa procesów tworzenia nowych wyrobów lub inwestycji
  • Zarządzanie dokumentacją i audytami ISO
  • Procesy oceny i rejestracji kwalifikacji pracowników, dostawców, kooperantów
  • Obsługa procesów kadrowych, szkoleń, definiowalnych ankiet
  • Wymiana dokumentów z zewnętrznymi podmiotami w modelu B2B
  • I wiele innych zastosowań…
Skontaktuj się z nami aby dowiedziec się więcej lub rozpocząć współpracę
Zainteresowała Cię nasza oferta?