System dopasowany do firm budowlanych
– budżet i controlling
Zarządzaj budżetem, harmonogramem i kontraktacją w jednym systemie. Kontrola rentowności projektów budowlanych na każdym etapie. Umów prezentację.
Kiedy firmy budowlane tracą kontrolę nad marżą?
Różnica między planem a rzeczywistym wynikiem projektu nie powstaje dopiero na końcu inwestycji – narasta każdego dnia jej trwania. Dane żyją osobno – na budowie, w księgowości, w arkuszach kierowników kontraktów i w systemie ERP. Zanim trafią one w jedno miejsce, decyzja jest już spóźniona.
Trudno kontrolować rentowność projektów?
Budżet, realizacja i koszty znajdują się w różnych systemach i arkuszach Excel.
Dane są rozproszone?
Umowy, harmonogramy, protokoły i faktury nie są ze sobą powiązane.
Brakuje aktualnych informacji?
Decyzje podejmowane są na podstawie danych z końca miesiąca zamiast bieżącej realizacji.
Zarządzanie wieloma inwestycjami jest czasochłonne?
Brakuje jednego miejsca pokazującego sytuację całego portfela projektów
Jak wygląda proces zarządzania inwestycją?
Jeden system dla całej inwestycji
Jak Intense wspiera każdy etap zarządzania projektem budowlanym?
Przygotowanie inwestycji i budżetowanie
Zbuduj budżet projektu w oparciu o własną strukturę kosztów, dane historyczne lub import z programu Excel. Platforma wspiera wersjonowanie budżetów, scenariusze planistyczne oraz przygotowanie inwestycji jeszcze przed rozpoczęciem realizacji.
- wielopoziomowe budżety projektowe
- kalkulacje RMS (robocizna, materiał, sprzęt)
- eksport do/import z Excel
- budżety referencyjne i wykorzystanie danych historycznych
- planowanie kosztów, przychodów i zaawansowania w czasie
- scenariusze planistyczne i wersjonowanie budżetów
- elektroniczna akceptacja budżetu
Kontraktacja i zakupy
Przenieś planowane pozycje budżetowe do procesu zakupowego. Intense wspiera przygotowanie zapytań ofertowych, porównanie ofert oraz wybór podwykonawców z zachowaniem pełnej zgodności z budżetem projektu.
- plan kontraktacji
- zadania dla działu zakupów
- zapytania ofertowe
- bezpieczny portal dla podwykonawców i dostawców: składanie ofert, podpisywanie umów, akceptacja protokołów, podgląd faktur, realizacja zgłoszeń usterek
- porównanie ofert wraz z oceną dostawcy/podwykoanwcy
- negocjacje
- wybór wykonawcy (tabela porównawcza)
Umowy i rozliczenia podwykonawców
Zarządzaj pełnym cyklem współpracy z podwykonawcą – od wyboru wykonawcy i podpisania umowy, przez realizację zakresu robót, aż po końcowe rozliczenie kontraktu.
Każda umowa pozostaje powiązana z budżetem projektu, a dane wynikające z protokołów odbioru, rozliczeń i faktur automatycznie aktualizują realizację budżetu oraz wskaźniki controllingowe projektu.
- wydruki umów tworzone na bazie szablonów dokumentów Microsoft Word
- aneksy wpływają automatycznie na budżet – tworzenie nowej wersji i aktualizacja danych
- protokoły przejściowe i końcowe z zaawansowaniem procentowym i kwotowym
- zatrzymania z umowy zaczytywane są do faktur
- ewidencja gwarancji i innych zabezpieczeń
- podpis elektroniczny
Harmonogram i realizacja
Synchronizuj harmonogram z budżetem i monitoruj postęp prac zarówno pod względem rzeczowym, jak i finansowym. Platforma wspiera prowadzenie harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz analizę planowanego, rzeczowego i finansowego zaawansowania projektu zgodnie z metodyką Earned Value Management (EVM).
- definiowanie terminów realizacji poszczególnych prac
- planowanie zależności pomiędzy zadaniami
- przesuwanie zadań w czasie metodą „drag & drop”
- monitorowanie postępu realizacji i procentowego zaawansowania prac
- wygodna praca w interaktywnym widoku Gantta
Controlling projektu i raportowanie
Monitoruj rentowność inwestycji w czasie rzeczywistym i podejmuj decyzje na podstawie aktualnych danych. Platforma automatycznie konsoliduje dane pochodzące z budżetów, harmonogramów, umów, protokołów i dokumentów finansowych, dostarczając pełny obraz kondycji projektu na każdym etapie jego realizacji.
- analiza kosztów i przychodów w przekroju Budżet 0 / Plan / Budżet kroczący / Realizacja
- bieżące monitorowanie marży projektu i odchyleń budżetowych
- controlling etapów realizacji inwestycji (przygotowanie, stan surowy, stan deweloperski, wykończenie)
- analiza planowanego, rzeczowego i finansowego zaawansowania projektu zgodnie z metodyką Earned Value Management (EVM)
- prognozowanie końcowego kosztu inwestycji (EAC = koszty zaksięgowane + zobowiązania + prognoza pozostała)
- analiza przepływów pieniężnych i prognozowany Cash Flow projektu,
- benchmarking inwestycji i analiza portfela projektów,
- raporty wielowymiarowe oraz analizy drill-down do poziomu pojedynczej faktury, umowy lub pozycji budżetowej.
Multimedia
Panel projektu 
Karta projektu 
Harmonogram ofertowy 
Faktura kosztowa 
Analiza kosztów i przychodów projektu 
Budżet projektu 
Porównanie między wersjami budżetów 
Analiza cashflow 
Automatyczna weryfikacja danych rejestrowych 
Umowa z dostawcą lub podwykonawcą 
Panel praw do projektu
Co zyskuje firma budowlana
- Realna kontrola rentowności każdego kontraktu – na każdym etapie, nie po zamknięciu okresu
- Wcześniejsze wykrywanie odchyleń kosztowych i ryzyka przekroczenia budżetu
- Większa przewidywalność kosztów i terminów realizacji
- Jedno, wiarygodne źródło danych dla budowy, biura i zarządu
- Mniej pracy ręcznej i błędów wynikających z przepisywania danych
- Gotowość na KSeF i e-Doręczenia w ramach jednego narzędzia
- Szybsze rozliczenia z podwykonawcami i ograniczenie liczby błędów
- Standaryzacja procesów projektowych przy wielu inwestycjach prowadzonych równolegle
Platforma dopasowana do różnych modeli prowadzenia inwestycji
-
Generalni wykonawcy
Kompleksowa obsługa kontraktacji, harmonogramów, rozliczeń z podwykonawcami i controllingu realizowanych kontraktów.
-
Firmy deweloperskie
Planowanie inwestycji na podstawie danych historycznych, analiza kosztu wytworzenia, controlling etapów realizacji oraz zarządzanie portfelem inwestycji.
-
Firmy infrastrukturalne
Obsługa wieloletnich kontraktów, harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz analiz rentowności realizowanych inwestycji.
-
Firmy instalacyjne
Kontrola kosztów robót, rozliczenia ekip wykonawczych oraz bieżąca analiza zaawansowania prac.
-
Biura projektowe
Planowanie projektów, zarządzanie dokumentacją, budżetami oraz współpracą z inwestorami i wykonawcami.
Integracja dowolnego źródła danych
Jeden fundament, wiele obszarów funkcjonalnych
Intense to platforma low-code klasy BPM. Zaczynasz od obszaru, który wymaga najwięcej uwagi – projekty i controlling
– i rozwijasz system w miarę potrzeb, bez wymiany całego środowiska.
Obszar BPM
Obieg dokumentów, procesów i zadań w jednym miejscu daje pełną przejrzystość i usprawnia organizację pracy.
Obszar ESB
Centralna szyna danych umożliwiająca bezpieczną, skalowalną i kontrolowaną wymianę informacji pomiędzy systemami IT.
Obszar PM
Zarządzanie projektami, zadaniami i harmonogramami w jednym środowisku wspierające planowanie, kontrolę postępów i współpracę zespołów.
Obszar BI
Analiza danych biznesowych w formie raportów i dashboardów wspierająca podejmowanie trafnych decyzji na podstawie aktualnych informacji.
Obszar AI
Wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy danych, wspierania decyzji oraz automatyzacji zadań wymagających interpretacji informacji.
Obszar RPA
Automatyzacja powtarzalnych czynności wykonywanych w systemach i aplikacjach, przyspieszająca realizację procesów i ograniczająca ryzyko błędów.
Rozszerzenia (add-ony)
Te dodatki sprawiają, że obieg dokumentów jest kompletny, bezpieczny i zgodny z nowoczesnymi standardami pracy.
Wdrożenia Intense w branży budowlanej
Generalni wykonawcy, firmy budowlano-inżynieryjne i deweloperzy wykorzystują Intense do zarządzania projektami, budżetami i dokumentacją w jednym systemie. Efektem jest realna kontrola marży, lepsza koordynacja między budowami i szybsze decyzje zarządcze.
Architektura gotowa na skalę dużych inwestycji
- Praca w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych – dostęp z budowy i z biura
- Jedno źródło prawdy – pełna spójność danych pomiędzy budżetem, harmonogramem kontraktacją i rozliczeniami
- Autonomia low-code – organizacja samodzielnie rozwija procesy i konfigurację bez konieczności angażowania dostawcy przy każdej zmianie
- Role i uprawnienia (RBAC), zastępstwa oraz historia zmian i działań użytkowników
- Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych
- Wdrożenie etapowe – możliwość rozpoczęcia od budżetowania i integracji z ERP oraz stopniowego rozszerzania rozwiązania o kolejne obszary działalności
System dla firm budowlanych – jak zapanować nad kosztami i rentownością projektów
Branża budowlana to środowisko długich cykli realizacji, wielu równolegle prowadzonych projektów oraz niskich marż. W takich warunkach nawet niewielkie przekroczenia kosztów, opóźnienia czy błędy w realizacji mogą szybko zniwelować planowany zysk. Dodatkowym wyzwaniem jest rozproszenie geograficzne inwestycji oraz współpraca z licznymi podwykonawcami, co utrudnia bieżące monitorowanie kosztów i postępu prac.
Dobry system dla firm budowlanych powinien łączyć zarządzanie projektami, budżetami, dokumentami i procesami w jednym środowisku. Tylko wtedy sytuację finansową i operacyjną kontraktu widać na bieżąco, a nie dopiero po zamknięciu okresu.
Kluczowym elementem jest controlling projektowy – porównanie kosztów planowanych z rzeczywistymi, analiza marży i wczesne wychwytywanie odchyleń. Uzupełnia go harmonogram rzeczowo-finansowy, który łączy zaawansowanie prac z przepływami pieniężnymi, oraz obieg dokumentów zapewniający sprawny przepływ faktur, umów i protokołów odbioru.
Automatyzacja procesów eliminuje ręczne operacje i przyspiesza pracę, integracja z ERP gwarantuje spójność danych finansowych, a obsługa KSeF i e-Doręczeń porządkuje obieg dokumentów zgodnie z wymogami prawa. W efekcie firmy budowlane zyskują większą kontrolę, przejrzystość i możliwość skalowania działalności bez utraty rentowności.