Firma może korzystać z ERP, CRM, WMS, systemu obiegu dokumentów i dziesiątek arkuszy kalkulacyjnych, a mimo to nadal realizować kluczowe procesy ręcznie. Pracownicy przepisują dane, przesyłają dokumenty e-mailem i tworzą kolejne zestawienia, aby połączyć informacje pochodzące z różnych systemów.
Problemem nie zawsze jest brak odpowiedniego oprogramowania. Często problemem jest brak spójnego przepływu danych i zadań pomiędzy systemami.
W tym artykule pokazujemy, jak połączyć ERP, CRM i arkusze kalkulacyjne w spójny proces, czym różni się integracja systemów od automatyzacji procesów oraz kiedy firmie może być potrzebna platforma procesowa.
Automatyzacja procesów biznesowych nie musi oznaczać wymiany ERP lub CRM. W wielu organizacjach skuteczniejszym rozwiązaniem jest integracja istniejących systemów i wykorzystanie platformy procesowej do zarządzania przepływem danych, dokumentów, zadań i decyzji pomiędzy nimi.
Dlaczego firmy mają coraz więcej systemów w obrębie jednej organizacji?
Rozwój infrastruktury IT w przedsiębiorstwie nie jest kwestią kilku dni, to decyzje, które realizowane są latami. Każdy element musi być rozważony jako za i przeciw, poświęcane są godziny na kalkulację kosztów i zwrotów inwestycji, a zapotrzebowanie na automatyzację rośnie szybciej, niż podejmowane są decyzję.
Firma zaczyna od konieczności – podstawowego systemu finansowo-księgowego. Wraz z rozwojem pojawia się ERP, następnie CRM, WMS, system kadrowy, narzędzie do raportowania, aplikacja dla działu produkcji czy rozwiązanie stworzone specjalnie dla konkretnej branży.
Każdy system odpowiada na określoną potrzebę. Problem pojawia się wtedy, gdy rozwiązania te zaczynają funkcjonować jako niezależne elementy, a proces biznesowy przebiega pomiędzy nimi. W efekcie informacje i zadania muszą być ręcznie przenoszone pomiędzy systemami.
Przykładowo:
- dane klienta znajdują się w CRM,
- informacje o zamówieniu trafiają do ERP,
- dokumenty są przechowywane w systemie obiegu dokumentów,
- budżet projektu znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym,
- dane operacyjne są w systemie branżowym,
- a informacje o statusie realizacji krążą w wiadomościach e-mail.
Z technicznego punktu widzenia mamy kilka niezależnych aplikacji – biznesowo jest to nadal jeden i ten sam proces.
Pracownik może rozpocząć pracę w CRM, następnie przejść do ERP, sprawdzić dokument w skrzynce e-mail, uzupełnić Excel, a na końcu przesłać informację do kolejnego działu. W takiej sytuacji człowiek staje się nieformalnym integratorem systemów.
To właśnie wtedy firma zaczyna ponosić koszty, których często nie widać w budżecie IT:
- ręcznego przepisywania danych,
- wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji,
- szukania aktualnych wersji dokumentów,
- sprawdzania, kto odpowiada za kolejny etap,
- przygotowywania raportów z wielu źródeł,
- wyjaśniania rozbieżności pomiędzy systemami.
Firma może więc posiadać nowoczesne systemy IT, a mimo to realizować procesy w sposób ręczny.
Dlaczego sam ERP nie wystarcza?
Enterprise Resource Planning przez lata było postrzegane jako podstawa infrastruktury IT wielu przedsiębiorstw.
W zależności od wybranego rozwiązania system ERP może wspierać m.in.:
- finanse i księgowość,
- sprzedaż,
- zakupy,
- gospodarkę magazynową,
- produkcję,
- kadry i płace,
- zarządzanie zasobami.
Główną zaletą klasycznych aplikacji ERP jest możliwość uporządkowania danych i procesów dla najważniejszych obszarów w firmie. Dzięki temu dla wielu przedsiębiorstw jest to must-have infrastruktury informatycznej.
Jednak pojawiają się momenty, w których sam system ERP nie jest w stanie rozwiązać trudności z płynnym przepływem informacji. Szczególnie uwidacznia się to w bardziej złożonych, wieloetapowych procesach. Zobrazujmy tę sytuację na przykładzie.
Proces rozpoczyna się od zapytania ofertowego. Następnie powstaje oferta, która musi zostać zaakceptowana. Po wygraniu postępowania zawierana jest umowa, a projekt trafia do realizacji. Pojawiają się zamówienia, podwykonawcy, protokoły odbioru, faktury, koszty i zmiany zakresu prac. Część tych informacji może być obsługiwana przez ERP.
- Ale co z całym przebiegiem procesu od a do z?
- Kto odpowiada za poszczególne etapy?
- Kto akceptuje dokumenty lub zmiany?
- Kiedy mija termin danego etapu?
- Skąd wiemy, że dokumenty zostały dostarczone do odpowiednich osób?
- Kto otrzymuje informację, gdy koszt projektu zaczyna odbiegać od budżetu?
Odpowiedzi na te pytania mogą być rozrzucone wśród różnych arkuszy, kilku skrzynek pocztowych i wielu osób.
ERP może więc bardzo dobrze realizować swoje zadanie, a firma nadal może potrzebować dodatkowej warstwy zarządzającej procesami przebiegającymi pomiędzy systemami.
CRM – co dzieje się z procesem dalej
CRM, czyli Customer Relationship Management, koncentruje się na relacjach z klientami i procesach sprzedażowych. To właśnie tu można rejestrować kontakty, prowadzić dokumentacje sprzedażowe, planować działania i monitorować statusy.
Często jest to tylko jeden z elementów procesu biznesowego, w którym po podpisaniu umowy rozpoczynają się kolejne.
Przykładowe etapy procesu
- Realizacja zamówienia.
- Przygotowanie projektu.
- Uruchomienie produkcji.
- Przekazanie klienta do działu realizacji.
- Obsługa posprzedażowa.
- Rozliczenie.
W tym momencie informacja o kliencie znajduje się w CRM a dane finansowe – w ERP. Dokumenty mogą być w innym obiegu, a budżet w arkuszu przesyłanym pocztą.
CRM może skutecznie zarządzać relacją z klientem. ERP może skutecznie zarządzać finansami. Ale połączenie tego w jeden dobrze działający proces wymaga pójścia o krok dalej.
Excel w firmie – kiedy staje się problemem?
Excel i inne arkusze kalkulacyjne nie są problemem samym w sobie. Wręcz przeciwnie – mogą być bardzo dobrym narzędziem do analizy danych, kalkulacji, modelowania finansowego czy przygotowywania scenariuszy.
Gdy w firmie jednocześnie funkcjonuje kilkadziesiąt arkuszy, mogą one stanowić nie lada wyzwanie pod względem spójności danych. Gdy budżet znajduje się w jednym pliku obsługiwanym przez wiele osób, na różnych etapach, struktura procesu biznesowego może zostać w łatwy sposób zaburzona. W celu przygotowania prostej analizy, potrzeba danych z kilku różnych plików, gdy chociaż w jednym pojawią się odchylenia, pracownicy stają na rzęsach, aby odszukać przyczynę.
Zarząd czeka na raport kilka, a nawet kilkanaście dni, a dane z raportu są już przedawnione o ten okres. Rodzą się pytania: które dane są aktualne? Kto odpowiada za ich poprawność? Im większa organizacja, tym większe ryzyko, że arkusze kalkulacyjne zaczną pełnić funkcję, do której nie zostały stworzone – staną się nieformalnym systemem zarządzania procesami.
Excel nie musi zniknąć z organizacji. Warto jednak określić, które dane i procesy powinny być zarządzane systemowo, a które mogą pozostać w arkuszach kalkulacyjnych.
Integracja systemów a automatyzacja procesów – czym się różnią?
Jeżeli firma korzysta z kilku systemów, naturalnym krokiem jest wprowadzenie rozwiązania, które połączy je wszystkie. Te dwa pojęcia są często używane zamiennie, choć oznaczają coś innego.
Czym jest integracja systemów?
Integracja systemów polega na zapewnieniu automatycznej wymiany danych pomiędzy różnymi aplikacjami i źródłami informacji. Jej celem jest zapewnienie, aby informacja mogła stale przepływać pomiędzy systemami bez konieczności angażowania pracownika do ręcznego kopiowania informacji.
Przykładowo:
- klient zostaje utworzony w CRM,
- dane klienta trafiają do ERP,
- po udanej sprzedaży automatycznie rozpoczyna się proces realizacji,
- dokumenty trafiają do odpowiednich osób,
- zamówienie jest przekazywane do właściwego systemu,
- dane o kosztach są przypisywane do projektu,
- informacje są dostępne w raportach zarządczych.
W platformie Intense jest to jeden proces, przebiegający za pośrednictwem danych z kilku systemów. To tak samo, jak z punktu widzenia biznesowego, gdzie proces to kilka etapów.
Właśnie dlatego integracja systemów informatycznych powinna być rozpatrywana nie tylko jako zadanie techniczne, ale również jako element zarządzania procesami biznesowymi.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu technologii do ograniczenia ręcznej pracy i usprawnienia powtarzalnych działań realizowanych w organizacji.
Automatyzacji mogą podlegać m.in.:
- obieg dokumentów,
- akceptacja faktur,
- procesy zakupowe,
- zatwierdzanie umów,
- przekazywanie zadań pomiędzy działami,
- wysyłanie powiadomień,
- kontrola terminów,
- generowanie raportów,
- wymiana danych pomiędzy systemami.
Gdy celem jest „zautomatyzować wszystko”, możemy uzyskać zupełnie odwrotny efekt. Pierwszym elementem całej układanki jest poprawne zrozumienie procesu.
Kto rozpoczyna działanie?
Jakie informacje są potrzebne?
Jakie decyzje trzeba podjąć?
Kto jest odpowiedzialny za dany etap?
Z jakiego systemu pobierane są dane?
Gdzie powinien trafić wynik?
Dopiero wtedy można zdecydować, które elementy należy zautomatyzować w pierwszej kolejności. Wybór narzędzia powinien opierać się na analizie procesu i potrzeb w perspektywie lat, a nie tylko ostatnich miesięcy. Platforma Intense może być wdrażana metodą przyrostową, ddzięki temu organizacja nie musi wdrażać kolejnych, odrębnych rozwiązań – rośnie wyłącznie zakres jednego systemu.
Integracja odpowiada na pytanie: „Jak systemy wymieniają dane?”.
Automatyzacja odpowiada na pytanie: „Co dzieje się dalej z tymi danymi w procesie?”.
Czym jest BPM oraz platforma procesowa?
BPM, czyli Business Process Management, to podejście do zarządzania procesami biznesowymi obejmujące ich projektowanie, realizację, monitorowanie i optymalizację. W platformie Intense jest to jeden z głównych modułów, którego zadaniem jest połączenie danych w ramach jednego procesu. Moduł ma uporządkować przepływ informacji pomiędzy systemami i użytkownikami.
Platforma procesowa wykorzystująca mechanizmy BPM wspiera m.in.:
- obieg dokumentów,
- zadania i akceptacje,
- ścieżki decyzyjne,
- procesy zakupowe,
- procesy sprzedażowe,
- procesy projektowe,
- obieg umów,
- procesy związane z kosztami i budżetami,
- komunikację pomiędzy uczestnikami procesu.
Dzięki temu użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, w którym systemie znajduje się informacja potrzebna do wykonania konkretnego zadania.
Platforma procesowa, a ERP – czym się różnią?
ERP i platforma procesowa są mylnie uważane za konkurujące ze sobą rozwiązania. Natomiast pełnią one inne role i mogą ze sobą współpracować. Podczas gdy ERP może odpowiadać za obsługę kluczowych obszarów działalności przedsiębiorstwa – platforma procesowa może zarządzać procesami, które przebiegają pomiędzy tymi obszarami.
Dane o kontrahencie są wysyłane do ERP, a w platformie odbywa się cały proces:
zgłoszenie potrzeby → akceptacja → zamówienie → realizacja → dostawa → dokument → akceptacja → rozliczenie
Wszystko po to, aby organizacja nie musiała wybierać ERP, czy BPM tylko mogła korzystać z pełnego potencjału rozwiązań dopasowanych do struktur firmy.
Platforma procesowa, a CRM – różnice
To samo tyczy się współpracy między CRM, a platformą procesową. Platforma przejmuje cały proces biznesowy, zaraz po tym, gdy otrzyma informację z CRM po zakończonej sprzedaży.
Przykład:
CRM: zapytanie klienta → oferta → negocjacje → sprzedaż
Platforma procesowa: przekazanie do realizacji → uruchomienie projektu → zamówienia → akceptacje → dokumentacja → controlling
ERP: rozliczenie finansowe
Biznes widzi etapy tworzące jeden proces, a IT – różne systemy. Platforma procesowa może pełnić funkcję warstwy, która pomaga połączyć te elementy w jeden spójny przepływ.
Low-code – jak szybko zmieniać procesy biznesowe?
Procesy biznesowe są dynamiczne, zmiany wymagają szybkiej reakcji. Firmy rozrastają się, poszerzają swoją działalność, zmienia się prawo, proces wymaga modyfikacji. W takich sytuacjach szczególnie dobrze sprawdza się platforma Intense, gdzie zmiany są możliwe bez znajomości języka programowania.
Platformy low-code, takie jak Intense, pozwalają konfigurować i rozwijać rozwiązania przy mniejszym zaangażowaniu tradycyjnego developmentu. W zależności od potrzeb użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą modyfikować m.in.:
- formularze,
- obiegi dokumentów,
- ścieżki akceptacji,
- role i uprawnienia,
- słowniki,
- reguły procesowe,
- raporty.
Jednak nie jest to całkowicie ograniczone rozwiązanie pudełkowe, które istnieje bez udziału programistów. Oznacza natomiast możliwość szybszego tworzenia i modyfikowania części rozwiązań poprzez konfigurację, co może ograniczyć czas i koszty związane z rozwojem systemu.
Dla organizacji, która często zmienia swoje procesy, elastyczność może być równie ważna jak sama liczba dostępnych funkcji.
Jak zintegrować ERP, CRM i inne systemy?
Najlepiej zacząć nie od systemów, ale od procesu, przeanalizować procesy w firmie. Wdrożenie platformy Intense odbywa się właśnie od analizy przedwdrożeniowej, gdzie każdy proces jest rozkładany na czynniki pierwsze. Metoda ta pozwala na najlepsze dopasowanie struktury platformy do potrzeb danej organizacji, niezależnie od branży.
Jak powinien wyglądać proces sprzedaży?
Etap 1. Sprzedaż
Handlowiec rejestruje szansę sprzedażową w CRM.
Etap 2. Oferta
Oferta zostaje przygotowana i zatwierdzona zgodnie z dowolnie określoną ścieżką.
Etap 3. Umowa
Po wygranej w procesie sprzedaży rozpoczyna się proces kontraktowy.
Etap 4. Realizacja
Projekt zostaje przekazany do odpowiedniego działu i wskazanych osób.
Etap 5. Zakupy
Zamówienia i zakupy są realizowane zgodnie z budżetem projektu.
Etap 6. Dokumenty
Faktury, protokoły i inne dokumenty trafiają do odpowiednich osób, z różnych działów.
Etap 7. Controlling
Koszty są przypisywane do właściwych projektów i kategorii, pokazując na bieżąco zysk lub odchylenia od założonego budżetu.
Etap 8. Raportowanie
Osoby zarządzające otrzymują informacje o stanie realizacji i wynikach, w momencie, kiedy tego potrzebują. Celem jest zbudowanie spójnego przepływu danych i informacji, który wspiera rzeczywisty proces biznesowy.
Platforma Intense – automatyzacja procesów i integracja systemów
Platforma Intense to modularna platforma klasy Low-Code, która wspiera zarządzanie procesami biznesowymi, integrację danych, controlling, analitykę i automatyzację, wszystko w zależności od dobranych pod firmę modułów. Jej rolą jest połączenie obszarów, które w wielu organizacjach funkcjonują oddzielnie.
Platforma może wspierać m.in.:
- BPM – zarządzanie procesami biznesowymi i obiegiem dokumentów,
- ESB – integrację danych i systemów,
- BI i controlling – raportowanie i analizę danych,
- automatyzację procesów – ograniczanie ręcznych, powtarzalnych czynności.
Organizacja może budować procesy obejmujące wiele działów i systemów, zamiast przenosić odpowiedzialność za ich koordynację na pracowników.
Platforma Intense może współpracować z istniejącym środowiskiem IT, dzięki czemu przedsiębiorstwo nie musi rezygnować z systemów, które już posiada. Intense może łączyć informacje z różnych źródeł, przetwarzać je i analizować.
ERP może nadal odpowiadać za finanse, CRM za sprzedaż. Platforma procesowa może natomiast wspierać przepływ procesów i danych pomiędzy nimi.
Automatyzacja procesów a controlling – dlaczego aktualne dane mają znaczenie?
Jednym z obszarów, w których integracja procesów i danych może przynieść szczególną wartość, jest controlling. W tradycyjnym modelu osoba odpowiedzialna za projekt może otrzymać pełny obraz kosztów dopiero po zaksięgowaniu dokumentów i zamknięciu odpowiedniego okresu. Są to już informacje nieaktualne, często przedawnione w momencie ich analizowania. W tym czasie projekt może już generować odchylenia od budżetu.
Jeżeli informacje o zamówieniach, umowach, fakturach i innych kosztach są powiązane z projektem już na wcześniejszych etapach procesu, osoby zarządzające mogą szybciej dostrzegać niepokojące trendy. Chodzi o możliwość wcześniejszego reagowania na zmiany. To właśnie różnica pomiędzy systemem, który pokazuje, co wydarzyło się w przeszłości, a środowiskiem, które wspiera bieżące zarządzanie.
Kiedy firma potrzebuje platformy procesowej?
Nie każda firma potrzebuje platformy procesowej. Platformę procesową warto jednak rozważyć, gdy:
- firma korzysta z wielu systemów, które nie wymieniają danych automatycznie,
- procesy przebiegają pomiędzy wieloma działami,
- pracownicy ręcznie przepisują dane,
- dokumenty krążą głównie pocztą elektroniczną,
- kluczowe procesy są obsługiwane w arkuszach kalkulacyjnych,
- przygotowanie raportów wymaga łączenia danych z wielu źródeł,
- firma ma problemy z kontrolą terminów i odpowiedzialności,
- procesy często się zmieniają,
- istniejące systemy dobrze realizują swoje zadania, ale nie tworzą spójnego środowiska.
W takich organizacjach problemem może nie być brak kolejnego systemu. Problemem może być brak warstwy, która połączy istniejące rozwiązania w jeden spójny proces.