Czym jest controlling w systemie klasy low-code i dlaczego to wyróżnia platformę Intense od innych systemów
Większość systemów do budżetowania i controllingu, w tym rozwiązania klasy ERP, opiera analizy wyłącznie na już zaksięgowanych danych z planu kont. To oznacza, że raport zawsze pokazuje przeszłość, a nie stan bieżący. Platforma Intense działa inaczej: moduły z obszaru Controlling & Business Intelligence (C&BI) pozwalają na dekretację controllingową dokumentów (zamówień, faktur, zapotrzebowań) już w momencie ich rejestracji, a nie dopiero po ich ostatecznym zaksięgowaniu.
Dzięki temu analizy realizacji budżetów mogą dostarczać informacji zanim księgowość zamknie dany dokument. To fundamentalna różnica względem systemów, w których controlling jest jedynie nakładką raportową na dane księgowe.W platformie Intense jest to zintegrowana część obiegu dokumentów i procesów biznesowych (BPM), integracji danych (ESB) oraz automatyzacji (RPA).
Możliwości modułu budżetowania i controllingu w platformie Intense
Dowolnie głębokie struktury budżetów i wymiarów controllingowych
Platforma Intense pozwala tworzyć budżety o dowolnie głębokiej strukturze i przypisywać do ich pozycji definiowalne wymiary controllingowe. Wymiary te mogą być bezpośrednio powiązane np. z harmonogramami lub projektami, dzięki czemu zarówno budżetowanie, jak i analiza realizacji opierają się na tych samych, spójnych danych księgowych.
Co istotne, struktura controllingowa nie musi kończyć się tam, gdzie kończy się plan. System umożliwia rozszerzenie budżetów o własne, dodatkowe wymiary (np. dodatkowe MPK-i) bez konieczności rozbudowy samej struktury budżetu w systemie finansowo-księgowym.
Budżety kosztów, sprzedaży i projektów w jednym rozwiązaniu
W platformie Intense można budżetować przychody i koszty w różnych układach, definiować własne struktury kalkulacyjne, tworzyć budżety kroczące, plany ilościowe i zadaniowe oraz harmonogramy realizacji powiązane z budżetami finansowymi. To sprawia, że system sprawdza się zarówno w klasycznym budżetowaniu kosztów i sprzedaży, jak i w budżetowaniu oraz controllingu projektów. W tym obszarze, rozwiązanie było wielokrotnie nagradzane (m.in. TOP Builder 2012, 2015, 2018 oraz Laury Buildera 2016 i 2019).
Obieg pracy i akceptacji budżetów (WorkFlow)
Budżetowanie to nie tylko liczby, ale też proces. Moduł Intense BPM obsługuje cały obieg zadań budżetowych: budowę, weryfikację, akceptację, korekty i rewizje budżetów. Dokumenty kosztowe i zamówienia mogą być dekretowane na konkretne budżety i wiersze budżetowe jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem, a system pozwala na weryfikację i akceptację realizacji kosztów w ramach dostępnego budżetu.
Kreatory arkuszy budżetowych (Intense Budget Manager)
Aplikacja Intense Budget Manager (IBM) udostępnia kreatory struktur budżetowych oraz arkuszy kalkulacynych. Dzięki nim budżetowanie można prowadzić w dowolnych okresach (miesięcznych, kwartalnych, rocznych i innych okresach rachunkowych), w różnych układach danych, z uwzględnieniem hierarchii budżetów, podbudżetów i odpowiedzialności poszczególnych operatorów.
Praca online i offline – elastyczność bez utraty spójności danych
System obsługuje zarówno model on-ine (arkusz budżetowy dostępny bezpośrednio w platformie), jak i offline – z eksportem do .xls. Użytkownicy zachowują znane narzędzia i pełną swobodę obliczeniową arkusza kalkulacyjnego, a mechanizmy synchronizacji eliminują ryzyko niespójności danych przy konsolidacji budżetów. Co jest typową bolączką budżetów opartych wyłącznie na Excelu.
Zaawansowane mechanizmy kalkulacyjne
Wbudowane funkcje kalkulacji narzutów, dzielenia pozycji, automatycznych przeliczeń arkuszy oraz budowy wielopoziomowych, współzależnych struktur drzew budżetowych pozwalają dostosować system do specyfiki różnych organizacji, a jednocześnie eliminują błędy typowe dla ręcznie prowadzonych arkuszy.
Kontrola budżetu w czasie rzeczywistym – blokada przekroczeń
Jedną z kluczowych przewag platformy Intense jest aktywna kontrola realizacji budżetu na etapie akceptacji zamówień. Przy próbie przekazania do akceptacji zamówienia, którego wartość przekracza założony budżet, system może automatycznie zablokować dalszy przepływ dokumentu. Formularze budżetowe mogą posiadać dodatkowe parametry, np. dopuszczalny procent przekroczenia planowanych kosztów.
Analizy, KPI i pulpity managerskie
Analizy realizacji budżetów prowadzone są za pomocą narzędzia Intense Data Viewer – w postaci tabel przestawnych, wykresów i dedykowanych raportów, a także wskaźników KPI. Odpowiednio zdefiniowane pulpity managerskie prezentują w skumulowanej formie zarówno wartości zabudżetowane, jak i ich realizację, tworząc razem z wbudowanymi alertami system wczesnego ostrzegania w firmie.
Jakie ryzyko niesie brak systemowego controllingu
Brak systemowego controllingu oznacza, że firma zarządza na podstawie danych zamkniętych okresów księgowych, a nie bieżącej sytuacji. Konsekwencje takiego stanu to najczęściej:
- Informacja z opóźnieniem
Decyzje o wydatkach czy inwestycjach zapadają, zanim ktokolwiek zauważy przekroczenie budżetu – bo dane o realizacji pojawiają się dopiero po zaksięgowaniu dokumentów. - Brak wczesnego ostrzegania
Bez aktywnych alertów i wskaźników KPI przekroczenia budżetowe są wykrywane po fakcie, a nie w momencie, w którym można jeszcze zareagować. - Rozjazd danych między arkuszami
Budżety prowadzone wyłącznie w rozproszonych plikach Excel rodzą problemy ze spójnością danych przy ich konsolidacji. - Brak powiązania z obiegiem dokumentów
Jeśli budżet nie jest zintegrowany z procesem akceptacji zamówień i faktur, nic nie powstrzymuje przekroczenia planu zanim dokument trafi do księgowości. - Ograniczony zakres analiz
Struktura samego budżetu często nie wystarcza, by odpowiedzieć na pytania zarządu – potrzebne są dodatkowe wymiary controllingowe, które nie zawsze da się łatwo dobudować w klasycznym systemie finansowo-księgowym.
Platforma Intense adresuje każdy z tych punktów w ramach jednego, zintegrowanego środowiska łączącego moduły BPM, ESB, C&BI i RPA – a nie za pomocą odrębnych, niepowiązanych ze sobą narzędzi.
Podsumowanie
Controlling w platformie Intense nie jest dodatkiem do systemu finansowo-księgowego, lecz zintegrowaną warstwą obejmującą budżetowanie, obieg dokumentów, dekretację controllingową i analitykę KPI. Dzięki temu firma widzi realizację budżetu na bieżąco, a nie z opóźnieniem wynikającym z cyklu zamknięcia okresu.