Sześć jednostek organizacyjnych działających pod jednym NIP-em. Tysiące faktur miesięcznie i ponad trzydziestu użytkowników zaangażowanych w ich obsługę.
W takiej organizacji samo otrzymanie faktury to początek wielu kluczowych decyzji: do której jednostki należy dokument, kto powinien go zweryfikować, kto ma go zaakceptować i jakie dane powinny ostatecznie trafić do ERP?
W jednym z wdrożeń wykorzystaliśmy integrację z Krajowym Systemem eFaktur jako punkt wyjścia do automatyzacji całego procesu obsługi faktur kosztowych. Intense pobiera e-faktury, automatycznie tworzy na ich podstawie dokumenty, analizuje ich zawartość według reguł biznesowych, pomaga ustalić właściwą jednostkę organizacyjną, przygotowuje dane do dekretacji, prowadzi dokument przez proces akceptacji, a na końcu przekazuje do ERP tylko informacje wymagane w procesie księgowym.
KSeF dostarcza nie tylko elektroniczny dokument, ale również ustrukturyzowane dane, które można wykorzystać jako bazę do dalszej automatyzacji procesu.
KSeF – punkt startowy automatyzacji
Sama integracja z KSeF może być stosunkowo prosta: pobrać e-fakturę, zapisać jej dane i przekazać je do kolejnego systemu. Warto jednak wykorzystać te dane szerzej. Skoro faktura trafia do organizacji już w postaci elektronicznej, nie ma powodu, aby kolejne czynności wykonywać ręcznie. W opisywanym przypadku system cyklicznie pobiera e-faktury, automatycznie tworzy na ich podstawie dokumenty i dołącza do nich wizualizację w formacie PDF, Jednocześnie kontrolując, czy dany dokument nie został już wcześniej przetworzony.
W efekcie początkowy etap obsługi faktury może odbyć się bez udziału pracownika. Po synchronizacji z KSeF platforma Intense automatycznie:
- pobiera e-fakturę i jej dane,
- rejestruje fakturę w systemie obiegu dokumentów,
- tworzy dokument na podstawie danych z faktury,
- dołącza wizualizację faktury w formacie PDF,
- sprawdza, czy dokument nie został już wcześniej zarejestrowany,
- analizuje dane faktury według zdefiniowanych reguł biznesowych,
- identyfikuje właściwą jednostkę organizacyjną i kontrahenta,
- weryfikuje wybrane dane finansowe i formalne,
- uzupełnia powtarzalne dane potrzebne do dalszej obsługi,
- przygotowuje dokument do dekretacji i akceptacji.
Dopiero gdy system nie ma wystarczających danych, albo potrzebna jest decyzja użytkownika, do procesu włącza się pracownik. To właśnie na tym etapie integracja przestaje sprowadzać się do pobrania faktury z KSeF. Intense wykorzystuje zawarte w niej dane i ich strukturę do automatyzacji kolejnych czynności w procesie.
Jeden NIP, sześć jednostek – gdzie zaczynają się wyzwania?
Wdrożenie dotyczyło organizacji składającej się z sześciu jednostek prowadzących działalność w różnych obszarach grupy.
Wszystkie jednostki działają pod jednym NIP-em i korzystają ze wspólnego procesu obsługi faktur, choć każda posiada własny zespół księgowy. Przy ponad 3000 dokumentów miesięcznie nawet pozornie prosta czynność, taka jak ustalenie, której jednostki dotyczy dana faktura, może stać się znaczącym obciążeniem.
Przed wdrożeniem dokumenty były drukowane, przekazywane do odpowiednich osób i krążyły pomiędzy uczestnikami procesu w celu zebrania wymaganych akceptacji. Dodatkowym zadaniem było ustalenie, kto powinien zająć się konkretną fakturą.
W praktyce oznaczało to, że każda faktura wymagała indywidualnego ustalenia jej dalszej drogi. Automatyzacja zmieniła ten schemat. Zamiast pytać przy każdej fakturze: do której jednostki należy ten dokument? System, może wykorzystać informacje już zawarte w e-fakturze i dostępne w bazach organizacji.
Dane z e-faktury jako źródło reguł biznesowych
Dane zapisane w strukturze XML są czymś więcej niż tylko elektronicznym odpowiednikiem papierowej faktury. W Intense zasilają reguły biznesowe, które odzwierciedlają sposób działania konkretnej organizacji.
System dzięki ustrukturyzowanym danym może między innymi:
- ustalić jednostkę organizacyjną, której dotyczy faktura,
- przypisać kontrahenta na podstawie wspólnej bazy,
- przypisać i zweryfikować rachunek bankowy,
- sprawdzić spójność wartości na dokumencie,
- uwzględnić informacje dotyczące kaucji,
- określić sposób kalkulacji wartości,
- przypisać odpowiedni rejestr,
- automatycznie uzupełnić powtarzalne wartości opisowe,
- zastosować określone ustawienia dla faktur dotyczących np. surowców czy leasingu.
Szczególnie interesujące było automatyczne ustalanie jednostki organizacyjnej. Informacje zawarte na fakturze mogą wskazywać konkretną lokalizację lub obszar działalności. Przykładowo określony Globalny Numer Lokalizacyjny (GLN) może wskazywać konkretny magazyn lub lokalizację, a tym samym pozwalać na przypisanie dokumentu do właściwej jednostki.
Jeżeli jedna informacja nie wystarcza, reguła może wykorzystać kolejne dane, np. informacje kontaktowe. W ten sposób system nie tylko odczytuje dane z faktury, ale interpretuje je w kontekście sposobu działania konkretnej organizacji. To właśnie odróżnia zwykłą integrację od automatyzacji procesu biznesowego.
Automatyczna weryfikacja – kiedy potrzebna jest kontrola użytkownika
Automatyzacja działa najlepiej wtedy, gdy system może wykorzystać informacje znajdujące się już w bazach organizacji. Co jednak w sytuacji, gdy faktura pochodzi od kontrahenta, którego nie ma jeszcze w bazie?
To również jest element poprawnie zaprojektowanego procesu. Brak danych kontrahenta nie powinien powodować cichego błędu ani zatrzymania całej integracji. Taki dokument zostanie oznaczony jako wymagający dodatkowej obsługi i przekazany użytkownikowi, który uzupełnia brakujące informacje.
Proces rozróżnia wtedy dwa przypadki:
- dane są znane → system wykorzystuje je automatycznie
- danych brakuje → system wskazuje wyjątek i przekazuje dokument do obsługi.
To ważne podejście do projektowania automatyzacji. Celem nie jest stworzenie procesu, który działa wyłącznie w idealnych warunkach, ale takiego, który potrafi również prawidłowo obsłużyć wyjątek.
Faktura walutowa – automatyzacja poza podstawowym obiegiem
Automatyzacja jest szczególnie przydatna w przypadku faktur wystawionych w walutach obcych. W takim przypadku na dokumencie warto zachować zarówno wartości w walucie źródłowej, jak i ich przeliczenie na PLN.
Intense pobiera kursy walut z NBP i na ich podstawie automatycznie wykonywać odpowiednie przeliczenia. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać kursu ani przeliczać wartości dokumentu.
Istotne jest zachowanie informacji o wartościach netto i VAT zarówno w walucie faktury, jak i w PLN. W ten sposób dane mogą być wykorzystywane na kolejnych etapach obsługi dokumentu, również przy procesach związanych z płatnością.
W przypadku faktur walutowych automatyzacja objęła:
- pobranie właściwego kursu waluty,
- przeliczenie wartości na PLN,
- zachowanie wartości netto i VAT w walucie faktury,
- zachowanie wartości netto i VAT w PLN,
- wykorzystanie przeliczonych wartości w dalszym procesie.
To dobry przykład tego, jak dane z e-faktury mogą być wykorzystywane do wykonania konkretnych operacji biznesowych, a nie tylko do utworzenia elektronicznego dokumentu.
Daty na fakturze są danymi biznesowymi
Każda faktura zawiera więcej niż jedną datę i każda z nich może mieć inne znaczenie w procesie. Data wystawienia, data sprzedaży czy informacje związane z otrzymaniem dokumentu mogą być wykorzystywane do różnych celów.
Przykładowo, data sprzedaży może pozwolić automatycznie ustalić okres, którego dotyczy koszt. Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży z września, a dokument został przyjęty w KSeF w październiku, system może wykorzystać odpowiednie informacje do wskazania właściwego okresu rozliczeniowego lub analitycznego.
To kolejny przykład podejścia, w którym dane z e-faktury stają się elementem reguł biznesowych, a nie tylko informacją wyświetlaną na formularzu.
Automatyzacja, która rozwija się razem z organizacją
Organizacja nie powinna utrzymywać zamkniętego mechanizmu, którego każda zmiana wymaga ingerencji dostawcy systemu. Procesy biznesowe zmieniają się — pojawiają się nowe lokalizacje, kontrakty, adresy kontaktowe czy zasady obsługi dokumentów.
Reguły można rozwijać wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji. Jeżeli pojawi się nowy kontrakt leasingowy, nowa lokalizacja czy nowy sposób identyfikacji jednostki, odpowiednia reguła może zostać rozszerzona.
To istotna cecha automatyzacji procesów biznesowych: automatyzacja nie powinna zamrażać procesu w stanie z dnia wdrożenia.
W Intense automatyzacja nie jest więc zamkniętym mechanizmem wymagającym przebudowy przy każdej zmianie. Opiera się na danych, które klient może samodzielnie uzupełniać, dzięki czemu proces może rozwijać się wraz z organizacją bez konieczności każdorazowej ingerencji dostawcy systemu.
Nie każda decyzja powinna być automatyczna
Dobrze zaprojektowana automatyzacja nie oznacza, że człowiek znika z procesu. System automatyzuje czynności, które można wykonać na podstawie jednoznacznych danych i zdefiniowanych reguł. Jeżeli informacji brakuje lub wynik analizy wymaga weryfikacji, dokument trafia do odpowiedniego użytkownika.
Przyjęto zasadę, że system automatycznie realizuje czynności, które może wykonać na podstawie dostępnych danych i zdefiniowanych reguł. Użytkownik włącza się do procesu wtedy, gdy brakuje informacji lub potrzebna jest weryfikacja, bądź decyzja.
Dzięki temu pracownik nie musi zajmować się każdym dokumentem w taki sam sposób. Zamiast wyszukiwać podstawowe informacje, przepisywać dane czy ustalać, gdzie przekazać fakturę, może skupić się na przypadkach, w których rzeczywiście potrzebna jest ingerencja. Przy kilku tysiącach dokumentów miesięcznie różnica jest znacząca.
Dekretacja i elektroniczna akceptacja
Po automatycznej analizie faktura trafia do dalszej obsługi, w tym do dekretacji i akceptacji.
Ścieżka akceptacji wynika ze struktury organizacyjnej poszczególnych działów. Jednostki mogą mieć różną liczbę szczebli zarządzania, dlatego nie każda faktura musi przechodzić przez identyczną liczbę etapów.
Faktura dotycząca zakupu materiałów biurowych przejdzie przez właściciela zapotrzebowania, jego przełożonego i pozostałe osoby decyzyjne. Jeżeli natomiast dokument dotyczy kosztu przypisanego bezpośrednio do osoby znajdującej się na najwyższym poziomie danej struktury, proces zakończy się na tym poziomie.
W trakcie procesu dokument może również zostać zwrócony do konkretnej osoby, skierowany ponownie do księgowości albo przekazany do innej jednostki. Najważniejsza zmiana jest prostsza: faktura nie musi już fizycznie podróżować pomiędzy pracownikami.
Cały obieg odbywa się elektronicznie, a użytkownik otrzymuje dokument już z informacjami zebranymi na wcześniejszych etapach procesu.
Co trafia z Intense do ERP?
Ostatnim elementem procesu była integracja z systemem księgowym typu ERP. Założenie było proste: nie wszystko, co znajduje się na fakturze, musi być eksportowane.
Do ERP przekazywane są istotne z punktu widzenia księgowego dane nagłówkowe oraz podsumowanie wartości według stawek, wraz z ich opisem. Pełne pozycje faktury pozostają natomiast w Intense.
Ma to konkretny cel. Intense przechowuje pełny kontekst dokumentu i dane źródłowe, które mogą być później wykorzystywane do analityki. ERP otrzymuje natomiast dane potrzebne do dalszej obsługi rozliczeniowej. Dzięki temu nie trzeba bezrefleksyjnie przenosić całej zawartości e-faktury do systemu księgowego.
Można świadomie rozdzielić role poszczególnych systemów:
- KSeF dostarcza dane e-faktury,
- Intense wykorzystuje je do analizy, stosowania reguł biznesowych, dekretacji i obsługi procesu,
- ERP otrzymuje dane wymagane w dalszym procesie księgowym.
To pozwala uniknąć sytuacji, w której ERP staje się miejscem przechowywania wszystkich danych potrzebnych do obsługi całego procesu, mimo że nie wszystkie są tam potrzebne.
Co zmienia się z perspektywy użytkownika?
Z perspektywy użytkownika największa zmiana nie polega na tym, że pojawiła się kolejna integracja. Zmienia się sposób pracy z fakturą. Wcześniej każda faktura wymagała indywidualnego ustalenia, gdzie powinna trafić, kto powinien się nią zająć i jakie informacje trzeba jeszcze uzupełnić.
Po automatyzacji te decyzje są w dużej części oparte na danych i regułach zapisanych w systemie. Użytkownik otrzymuje dokument już przygotowany do kolejnego etapu, a jego uwaga koncentruje się na przypadkach, które rzeczywiście wymagają działania.
W efekcie faktura przestaje być pojedynczym dokumentem, którego dalszą drogę trzeba za każdym razem ustalać ręcznie. Staje się elementem jednego, spójnego procesu obsługi faktur kosztowych.
KSeF jako impuls do uporządkowania procesu
KSeF zmienia sposób, w jaki faktura trafia do organizacji. Warto więc przy okazji spojrzeć szerzej na to, co dzieje się z dokumentem po jego otrzymaniu.
Sama elektroniczna wymiana faktur rozwiązuje tylko część problemu. Kolejne pytanie brzmi: co zrobić z danymi, które już mamy?
W przypadku opisywanego wdrożenia odpowiedź obejmuje cały proces — od automatycznego utworzenia dokumentu, przez analizę danych i przypisanie jednostki, po dekretację, akceptację i przekazanie odpowiednich informacji do ERP.
Przy ponad 3000 faktur miesięcznie, 6 jednostkach i ponad 30 użytkownikach takie podejście pozwala ograniczyć ręczne czynności, uporządkować obieg i wykorzystać dane z e-faktury tam, gdzie wcześniej wymagały zaangażowania użytkownika.
Podsumowanie
Integracja z KSeF ma szansę stać się czymś więcej niż mechanizmem automatycznego pobierania e-faktur. Dane z faktury mogą zasilać reguły biznesowe, pomagać w identyfikacji jednostki, wspierać weryfikację dokumentu, automatyzować przeliczenia walutowe, kontrolować rachunki bankowe, przygotowywać dane do dekretacji i uruchamiać odpowiednią ścieżkę akceptacji.
Jednocześnie nie każda sytuacja musi być rozstrzygana automatycznie. Dobrze zaprojektowany proces powinien przekazywać użytkownikowi przede wszystkim te dokumenty i przypadki, które rzeczywiście wymagają jego uwagi. Najważniejszym efektem nie jest więc samo połączenie z KSeF.
Jest nim wykorzystanie danych z e-faktur do zbudowania jednego, spójnego procesu obsługi faktur kosztowych — od ich otrzymania, przez weryfikację i akceptację, aż po przekazanie danych do ERP.