Budżetowanie to proces

Piotr Ukowski

System do budżetowania ma zapewnić stworzenie planu i kontrolę jego wykonania w wielowymiarowej przestrzeni analitycznej. Do tego, aby nosić miano systemu nowoczesnego, powinien pozwalać na budżetowanie wielu miar, konsolidację i wersjonowanie planów oraz elastycznie operować wymiarem czasu (dowolne okresy budżetowe, budżety kroczące). Czy to wszystko?

Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że budżetowanie to proces. Każdy, kto miał do czynienia z planowaniem w średniej czy dużej organizacji wie, że proces ten jest pracochłonny, angażuje w różny sposób wiele osób z różnych działów przedsiębiorstwa, a kłopoty z ukończeniem jednego etapu negatywnie wpływają na kolejne prace i w efekcie często większym problemem, niż wprowadzenie odpowiednich wartości do arkusza, jest zarządzenie obiegiem pracy z tym związanej. Co zatem zrobić, żeby budżetowanie nie stało się przykrym obowiązkiem dla kadry kierowniczej, a miało działanie motywacyjne, służyło efektywnemu zarządzaniu i zapewniało właściwe komunikowanie ze wszystkimi szczeblami zarządzania?

Odpowiedzią jest pełna integracja systemu do budżetowania z systemem obiegu pracy (workflow) oraz wielowymiarowymi dziedzinami analitycznymi, dostarczającymi danych do planowania i podsystemem raportowym.

Dzięki procesowemu podejściu do budżetowania zapewniamy kontrolę i informację na każdym etapie powstawania i weryfikacji planu. System workflow dostarcza wiedzy o tym, w jakim stanie jest budżet, kto ma jakie zadania do wykonania i na kiedy, gdzie są problemy i przestoje, które elementy planu wymagają największego nakładu pracy. Definiowalne ścieżki pracy umożliwiają zarządzanie całym procesem – od podziału zadań, przez przydział zasobów i czasu, dystrybucję i konsolidację wyników, raportowanie z realizacji aż po podejmowanie działań korygujących.

W ten sposób skomplikowane zagadnienie organizacyjne uzbrajamy w mechanizmy, pozwalające na pełne nad nim panowanie. System workflow staje się „krwioobiegiem” systemu controllingowego, a w szczególności systemu do budżetowania, zapewniając dostarczenie zadań i informacji, właściwym osobom, we właściwym czasie, jednocześnie dając zaawansowane mechanizmy kontrolne na każdym etapie procesu.