Budżet na 2027 bez 40 arkuszy. Czy warto przenieść się na system do budżetowania
Październik to w działach finansów miesiąc budżetów. Kontrolerzy rozsyłają szablony, kierownicy działów odsyłają wypełnione arkusze Excel, a ktoś ręcznie skleja je w jeden plik dla zarządu. Tak w wielu firmach wygląda budżetowanie: budżet zostaje zatwierdzony, a potem przez dwanaście miesięcy porównuje się go z danymi, które przychodzą z miesięcznym opóźnieniem.
Kiedy Excel przestaje wystarczać, czym różni się od dedykowanego systemu do budżetowania klasy BPM i jak cały proces budżetowania wygląda w Platformie Intense: od budowy struktury budżetu, przez akceptacje, po bieżącą kontrolę realizacji budżetu?
Kiedy Excel przestaje wystarczać do budżetowania?
Excel sprawdza się w analizach i prostych planach. Kłopoty zaczynają się, gdy w procesie budżetowania uczestniczy kilkanaście działów, a budżet ma kilka poziomów i wersji. Najczęstsze ograniczenia w budżetowaniu to:
- ręczna konsolidacja budżetów w arkuszu: każdy dział odsyła własny plik, który trzeba scalić i sprawdzić,
- wiele wersji budżetu krążących w mailach i brak kontroli wersji budżetu: nie wiadomo, który plik jest aktualny,
- błędy w arkuszach Excel: zmiana w jednym pliku, która nie przeniosła się do pozostałych, nadpisana formuła, zgubiony wiersz,
- brak obiegu akceptacji: status budżetu ustala się w korespondencji,
- czasochłonne przygotowanie budżetu i ręczne aktualizowanie go w trakcie roku,
- kontrola realizacji możliwa dopiero po zamknięciu miesiąca w księgowości.
Jeśli kilka z tych punktów brzmi znajomo, warto poszukać alternatywy dla budżetowania. Nie oznacza to rezygnacji z arkuszy, o czym dowiesz się w dalszej części wpisu.
Czy system ERP wystarczy do budżetowania?
Naturalnym źródłem danych do budżetowania jest system finansowo-księgowy. Problem w tym, że plan kont rzadko odpowiada na pytania, które zadaje zarząd: ile kosztuje konkretny projekt, dział albo lokalizacja i czy mieścimy się w planie. Dlatego budżetowanie w ERP często kończy się eksportem danych do Excela i dalszą pracą w arkuszach.
Platforma Intense uzupełnia strukturę księgową o własne wymiary controllingowe. Można je powiązać z analitykami planu kont, np. z kontami rodzajów kosztów czy miejscami ich powstawania. Budżet nadal opiera się na danych księgowych, ale można go rozbudować o MPK, projekty czy inne wymiary bez zmian w planie kont.
Integracja systemu odbywa się przez szynę ESB: dane z systemu ERP trafiają do harmonogramów i budżetów w Intense bez konieczności zmiany systemu finansowo-księgowego.
Excel vs system do budżetowania: porównanie narzędzi*
| Obszar | Budżet w arkuszu | Budżet oparty tylko na planie kont | System do budżetowania |
|---|---|---|---|
| Konsolidacja budżetów | Ręczne scalanie plików między działami | W układzie kont i analityk księgowych | W hierarchii budżetów i podbudżetów |
| Wersje budżetu | Nowy plik dla każdej wersji | Nie przechowuje wersji | Korekty i rewizje widoczne w jednym dokumencie |
| Akceptacje | Poza arkuszem np. mailowo | Nie obejmuje obiegu akceptacji | Workflow budżetowy w systemie, przypisane do odpowiednich osób |
| Wymiary analityczny | Definiowane osobno w każdym z arkuszy | Konta i analityki księgowe | Wymiary controllingowi powiązane z planem kont |
| Kontrola realizacji | Po zaimportowaniu danych księgowych | Po zaksięgowaniu dokumentu | Pry rejestracji dokumentu |
| Raportowanie | Przygotowane ręcznie na podstawie danych z arkuszy | Zestawienie według kont | Pulpity menadżerskie i raporty wysyłane automatycznie |
*Porównanie dotyczy sposobu pracy, nie konkretnych produktów
Budżetowanie wielowymiarowe: struktura budżetu, która odpowiada firmie
W Intense każde centrum kosztów może mieć własny, wielowymiarowy budżet, który wpisuje się w strukturę całej organizacji. Budżet można rozpisać aż do poziomu osób odpowiedzialnych za konkretny fragment.
Do budowy struktury służą kreatory obszarów i definiowalne szablony formularzy. Pozwalają one budżetować:
- w różnych układach danych, z hierarchią budżetów i podbudżetów, co daje automatyczną konsolidację budżetów zamiast ręcznego sklejania plików,
- przychody i koszty, ale też plany ilościowe, zadaniowe i harmonogramy realizacji powiązane z budżetem finansowym,
- w trybie kroczącym, bo budżetowanie kroczące sprawdza się szczególnie przy budżetach projektów.
Wbudowane kalkulacje narzutów, dzielenie pozycji i przeliczanie arkuszy rozwiązują problem, który zna każdy kontroler pracujący na Excelu: zmianę w jednym pliku, która nie przeniosła się do pozostałych. To najprostszy przykład tego, czym w praktyce jest automatyzacja budżetowania.
Workflow budżetowy: budżetowanie to proces, nie plik
W przygotowaniu budżetu uczestniczy wiele osób i działów. Intense obsługuje cały obieg: akceptację budżetu w systemie, weryfikacje, korekty i rewizje. Każdy wie, na jakim etapie jest jego część budżetu i kto ma ją teraz zatwierdzić, a kontrola wersji budżetu nie wymaga porównywania plików.
A co z osobami, które nie wyobrażają sobie pracy bez Excela? Budżetowanie może odbywać się online, w w systemie, albo offline: dokument eksportowany jest do Excela, uzupełniany i zsynchronizowany z budżetem w platformie. Arkusze mogą też podpowiadać dane pomocnicze, np. koszty z poprzednich okresów, liczbę pracowników czy planowane indeksacje płac.
Kontrola realizacji budżetu bez czekania na księgowość
Tu leży największa różnica między budżetowaniem w Excelu a systemem do budżetowania. Zaakceptowany budżet automatycznie tworzy wymiary budżetowe, na które dekretuje się dokumenty już przy ich rejestracji w systemie. Zamówienia i faktury zasilają analizy od razu, a nie po zamknięciu okresu księgowego.
W praktyce oznacza to, że:
- zapotrzebowanie wewnętrzne można sprawdzić z dostępnym harmonogramem, zanim trafi do akceptacji,
- zamówienie przekraczające dostępny budżet może zostać szybko wstrzymane,
- alerty i wskaźniki KPI działają jak system wczesnego ostrzegania: zarząd wie o odchyleniu, zanim pojawi się ono w sprawozdaniu finansowym.
Analiza odchyleń budżetowych może korzystać także z danych zewnętrznych, np. z systemu rejestracji czasu pracy, który rozdziela koszty wynagrodzeń na odpowiednie pozycje budżetu.
Raportowanie budżetowe i analiza plan vs wykonanie
Wszystkie dane w systemie można analizować. Pulpity menedżerskie pokazują w jednym miejscu wartości zabudżetowane i ich realizację. Raporty mogą być generowane i wysyłane automatycznie według harmonogramu albo po określonym zdarzeniu. Przy bardziej zaawansowanych potrzebach można modelować własne struktury analityczne z podzielnikami, scenariuszami obliczeń i rachunkiem kosztów działań (ABC).
Jak przejść z budżetowania w Excelu na system do budżetowania?
Platforma Intense współpracuje z systemami ERP i FK, które są powszechne w firamch, m.in. SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL, Optima, Enova czy Symfonia. Wdrożenie systemu do budżetowania przebiega etapami, a pierwsze elementy mogą działać już po kilku tygodniach. Migracja budżetowania z Excela obejmuje zwykle:
- Audyt obecnego procesu budżetowania: kto przygotowuje budżet, w jakich plikach, kto go akceptuje.
- Przygotowanie danych: uporządkowanie struktury MPK, projektów i wymiarów oraz migracja danych budżetowych z poprzednich okresów.
- Konfigurację modeli budżetowych: szablonów formularzy, hierarchii budżetów i ścieżek akceptacji.
- Integrację z ERP: połączenie z systemem finansowo-księgowym przez szynę ESB.
- Uruchomienie na wybranym obszarze, a potem rozszerzenie na całą organizację.
Zanim zamkniecie budżet na 2027
Jeśli budżet na przyszły rok znowu powstaje w kilkudziesięciu arkuszach, to dobry moment, by sprawdzić, jak mogłoby to wyglądać inaczej. Umów się na prezentację systemu do budżetowania na waszych danych: wypełnij formularz kontaktowy.
FAQ: najczęściej zadawane pytania
Gdy budżet przygotowuje wiele działów, konsolidacja zajmuje dni, krąży kilka wersji tego samego pliku, a odchylenia widać dopiero po zamknięciu miesiąca.
Odpowiednim systemem do budżetowania, który łączy planowanie, budżetowanie, obieg akceptacji oraz kontrolę realizacji z danymi z ERP. Excel może nadal służyć jako formularz do wprowadzania danych.
Zwykle nie. ERP opiera się na planie kont, a zarząd pyta o koszty projektów, działów i lokalizacji. System do budżetowania, jak Intense dodaje wymiary controllingowe bez zmian w planie kont.
Tak. W Intense arkusz można wyeksportować do Excela, wypełnić offline i zsynchronizować z budżetem.
Każde wdrożenie Intense przebiega etapami. Pierwsze elementy mogą działać po kilku tygodniach, a czas całości zależy od liczby obszarów i integracji.
Krótszy czas przygotowania budżetu, mniej błędów, jedno źródło danych finansowych i kontrola wydatków w trakcie roku, a nie po jego zakończeniu. Na tym polega optymalizacja procesu budżetowania w praktyce.