Doskonalenie procesów biznesowych - warsztaty w AFRISO

Ciągłe doskonalenie kluczem do podniesienia efektywności organizacji - przykład Afriso.

AFRISO to europejska marka o globalnym zasięgu kojarzona z szeroko rozumianą techniką dla ochrony środowiska. Polska spółka AFRISO, reprezentująca od 27 lat grupę na lokalnym rynku, specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań do pomiarów i regulacji instalacji centralnego ogrzewania. Bieżący podgląd stanów magazynowych, natychmiastowa obsługa zapytań ofertowych oraz wsparcie techniczne w ramach infolinii i czatu, to zasługa między innymi cyfryzacji i ciągłej optymalizacji procesów biznesowych, które są priorytetem dla zespołu AFRISO sp. z o.o.

PROCES CIĄGŁEGO DOSKONALENIA KLUCZEM DO ZWIĘKSZENIA EFEKTYWNOŚCI ORGANIZACJI

W dniach 7-8 lutego 2023 roku mieliśmy okazję spędzić dwa owocne dni warsztatowe w głównej siedzibie naszego klienta AFRISO sp. z o.o. w Szałszy koło Gliwic. Celem wizyty była analiza wykorzystania Platformy INTENSE w optymalizacji procesów biznesowych klienta. Spotkania warsztatowe przeprowadzone w kluczowych komórkach organizacyjnych klienta objęły wywiady z pracownikami, analizę procesów i dokumentacji. Poza sprawdzeniem czy wdrożony system działa poprawnie, skupiliśmy się na identyfikacji procesów wymagających optymalizacji, a także stwarzających potencjał do dalszego rozwoju.

JAK WYGLĄDAŁ PROCES PRZYGOTOWANIA WARSZTATÓW?

1. Przygotowanie dokumentacji wstępnej: klient dostarczył nam wstępną dokumentację, obejmującą opis procesów i metod ciągłego doskonalenia, struktury zespołów, identyfikację problemów oraz inwentaryzację zasobów i architektury IT.

2. Spotkania warsztatowe: na podstawie dostarczonej dokumentacji przeprowadziliśmy serię rozmów z zespołami roboczymi pod kątem optymalizacji działań.

3. Wnioski i analiza procesów: na podstawie zebranych danych dokonaliśmy analizy procesów w kontekście przyjętych kryteriów, a następnie porównaliśmy aktualne działanie systemu z oczekiwaniami.

4. Propozycje usprawnień: w oparciu o uzyskane wnioski zaproponowaliśmy klientowi narzędzia i strategie, w tym możliwości rozwoju systemu i integracji, które pozwolą osiągnąć oczekiwane rezultaty.

5. Ustalenie harmonogramu dalszych prac: na zakończenie warsztatów omówiliśmy z klientem harmonogram dalszych działań mających na celu wdrożenie zaproponowanych usprawnień.
 

DOSKONALENIE PROCESÓW - WNIOSKI

Prowadzona w ramach warsztatów szczegółowa analiza jest jednym z najlepszych narzędzi wspomagających proces rozwoju organizacji. Metoda angażująca aktywnie obie strony projektu pozwala sprawdzić czy wdrożone w przedsiębiorstwie procesy działają zgodnie z założeniami. W wyniku przeprowadzonych warsztatów w AFRISO zostały zidentyfikowane konkretne procesy, które wymagają usprawnień. Wykryliśmy także nowe potrzeby i możliwości automatyzacji oraz cyfryzacji procesów dodatkowych, które dotychczas nie były wspierane przez system. W wyniku przeprowadzonej analizy powstał raport podsumowujący ustalenia i obserwacje, a wobec zainteresowania klienta dalszym doskonaleniem procesów, ustalono harmonogram kolejnych działań. Krok po kroku, przez ostatni rok, konsultanci INTENSE Group wspólnie z zespołem AFRISO realizowali prace wyznaczone po spotkaniu:

• Wdrożono szereg automatyzacji w obszarach: obsługi posprzedażowej, procesowania zleceń serwisowych i obsługi reklamacji.
   
• Dzięki dużym możliwościom personalizacji Platformy INTENSE zwiększono dopasowanie aplikacji do indywidualnych potrzeb użytkowników w ramach organizacji i klientów AFRISO.
   
• Wdrożono mechanizm optycznego rozpoznawania znaków OCR dla procesów sprzedażowych.
   
• Scyfryzowano proces ewidencji przebiegu pojazdów, co umożliwiło użytkownikom wygodne wprowadzanie danych z aplikacji mobilnej.
   

ANALIZA IMPULSEM DO WAŻNYCH ZMIAN DOSKONALENIA PROCESÓW

Przeprowadzone przed, w trakcie i po warsztatach rozmowy wykazały potrzebę zmiany i zaowocowały konkretnymi propozycjami dalszych usprawnień. Przestawione propozycje uzyskały aprobatę AFRISO, a wdrożone zmiany przyczyniły się do zwiększenia komfortu pracy pracowników, przyspieszenia obsługi procesów oraz wzrostu efektywności działań.

W dniach 4-5 kwietnia b.r. ponownie gościliśmy w AFRISO sp. z o.o. dzieląc się wiedzą i wymieniając doświadczenia. Mamy ponownie parę obiegów do poprawy/zautomatyzowania, a przedstawienie nowych możliwości INTENSE zaowocują wkrótce nowymi obiegami dla Klienta.

Proces przeprowadzania analizy nie powinien być jednorazowym wydarzeniem, ale cyklicznym procesem pozwalającym na ciągłe doskonalenie i adaptację do zmieniających się potrzeb organizacji. Taki model współpracy realizujemy z AFRISO sp. z o.o., co pozwala organizacji nie tylko utrzymać, ale także zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku.

Zachęcamy również inne firmy do skorzystania z naszych usług doskonalenia procesów biznesowych. Nasi doświadczeni konsultanci są gotowi odwiedzić Państwa firmę i przeprowadzić szczegółową analizę, dostosowaną do specyfiki Państwa działalności. Dzięki naszemu spersonalizowanemu podejściu, będziemy w stanie znaleźć optymalne rozwiązania, które pomogą zwiększyć efektywność i konkurencyjność Państwa przedsiębiorstwa. Zachęcamy do kontaktu, aby umówić się na spotkanie i rozpocząć współpracę, która przyniesie same korzyści.

Zespół INTENSE Group