
KSeF– najwyższa pora na uruchomienie e-faktur
Dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF?
Obowiązek wprowadzenia KSeF będzie obejmował:
od 1 lipca 2024 roku - czynnych podatników VAT,
od 1 stycznia 2025 roku - podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).
CO TO JEST KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie informatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów. Celem KSeF jest ustrukturyzowanie i zapewnienie kontroli nad procesem fakturowania w czasie rzeczywistym.
W dużym skrócie, każda wystawiona faktura będzie przechodzić przez rządowy system informatyczny, zanim dotrze do swojego odbiorcy/jej płatnika.
Faktura powinna dotrzeć do KSeF w postaci faktury ustrukturyzowanej (format xml).
DLACZEGO WARTO PRZEJŚĆ NA KSeF JUŻ TERAZ?
Dla niektórych firm, przechodzenie na Krajowy System e-Faktur (KSeF) może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, szczególnie dla tych, które dotychczas korzystały z tradycyjnych faktur papierowych lub systemów elektronicznych niekompatybilnych z nowymi standardami.
Z czym przyjdzie zmierzyć się podczas przejścia na KSeF?
1. Konieczność dostosowania systemów księgowych i IT: Firmy muszą zmodyfikować swoje systemy księgowe i informatyczne, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.
2. Wysoka złożoność procesu: Przejście na KSeF wymaga wdrożenia szeregu procedur i procesów, takich jak autoryzacja do systemu, generowanie plików XML, przesyłanie faktur, weryfikacja i ewentualna korekta błędów. Wymaga to czasu, zasobów i wiedzy technicznej.
3. Problemy z integracją systemów: integracja systemów KSeF z systemami firm może sprawić trudności, co może prowadzić do błędów w przetwarzaniu faktur. Warto zatem postawić na pewny i sprawdzony system, który w standardzie posiada integrację z KSeF.
4. Konieczność szkoleń pracowników: wprowadzenie nowego systemu wymaga szkolenia pracowników, którzy będą odpowiedzialni za generowanie i przesyłanie faktur. Konieczne jest również szkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość w zakresie nowych procedur i wymagań KSeF.
5. Wymagania prawne: firmy muszą spełnić określone wymagania prawne związane z KSeF, takie jak konieczność posiadania certyfikatu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego.
Przedsięwzięcia takie jak dostosowanie organizacji firmy i jej systemów informatycznych, przeprowadzenie programów pilotażowych i zorganizowanie szkoleń personelu wymagają czasu wliczając spory margines bezpieczeństwa na ewentualne korekty. Wobec tego, zalecamy zdecydowanie się na rozpoczęcie procedury przejścia na KSeF już teraz.
Przejście na Krajowy System e-Faktur może także przynieść firmom wiele korzyści. Wśród nich można wymienić: zwiększenie efektywności procesów biznesowych, ograniczenie ryzyka błędów i oszustw, a także oszczędności czasu i kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych.
WSZYSTKIE KORZYŚCI PŁYNĄCE Z PRZEJŚCIA NA KSeF
Zmniejszenie kosztów
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od daty wystawienia, możemy więc zrezygnować z własnego archiwum dokumentów w postaci dedykowanego systemu czy dokumentów drukowanych.
Usprawnienie obrotu gospodarczego
Dzięki wprowadzeniu KSeF będziemy mogli wyeliminować ręczne operowanie na fakturach zapisywanych w innych formach cyfrowych (jak np. PDF).
Brak duplikatów faktur
Nie będziemy musieli wystawiać duplikatów faktur. Każdą fakturę będzie można pobrać z systemu. Ponadto, mamy wgląd w obieg faktury, dzięki czemu wiemy, czy nasza faktura została pobrana przez kontrahenta.
Likwidacja JPK_FA
Nie będzie konieczności generowania plików JPK_FA. Ministerstwo Finansów i urząd skarbowy będą mieli dostęp do tego pliku w KSeF.
Jeden stały format
Każda faktura będzie miała taką samą strukturę, więc wyeliminujemy część błędów pojawiających się przy wystawianiu dokumentów.
Skrócony zwrot VAT
Zamiast standardowych 60 dni będziemy mogli skorzystać z 40 dniowego czasu zwrotu podatku.
Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego
Wszystkie faktury znajdują się jednym miejscu, co ułatwia pracę z nimi.
INTENSE PLATFORM – PEŁNA KOMPATYBILNOŚĆ Z KSeF
Dla firm potrzebujących solidnego systemu zintegrowanego z KSeF mamy już gotowe rozwiązanie. KSeF Hub INTENSE Platform to uniwersalne narzędzie, które współpracuje z systemami ERP i systemami bilingowymi. Jest elastyczne i skalowalne — w łatwy sposób dostosowuje się do wymogów przedsiębiorstwa i rozwija się wraz z nim.
Schemat integracji Platformy INTENSE z Krajowym Systemem e-Faktur wygląda następująco:
Po więcej informacji zapraszamy tutaj
Zespół INTENSE