Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowa rzeczywistość przedsiębiorców

Jakub Gajek

Już niebawem polskich przedsiębiorców czeka kolejne wyzwanie. Ministerstwo Finansów przygotowało bowiem nową formę obiegu faktur w obrocie gospodarczym. Czym jest KSeF i w jaki sposób przygotować się na nadchodzące zmiany?

KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR

Czym jest sam Krajowy System e-Faktur? Jak przeczytać możemy na rządowej stronie podatki.gov.pl, Krajowy System e-Faktur, tzw. KSeF, to ogólnokrajowy program informatyczny, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. 

Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych, KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym publicznym wzorem takiej faktury.

Od początku obecnego roku faktury te funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok obecnie powszechnie wykorzystywanych faktur papierowych i faktur elektronicznych. 

Rozwiązane kierowane jest do przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Faktury ustrukturyzowane zapisane będą w formacie elektronicznym (xml), a ich wystawienie możliwe będzie po zalogowaniu do indywidualnego konta w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu zewnętrznego zintegrowanego z KSeF.

FAKTURY USTRUKTURYZOWANE

Czym jest sama faktura ustrukturyzowana? Definicja faktury elektronicznej powstała w 2004 roku, a jej mianem określa się wystawiony oraz otrzymany dokument w dowolnej formie elektronicznej. Jest to nic innego, jak cyfrowy odpowiednik tradycyjnej, papierowej faktury.

Faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury elektronicznej zawierający odpowiednie, określone w stosownych przepisach informacje, właściwą formę oraz konkretny format elektroniczny (np. wspomniany xml). Taki format umożliwiać musi odczytanie oraz przetwarzanie zawartych na dokumencie informacji zapisanych nie w formie obrazu, a znaczników, które przekazują dane w ustrukturyzowany sposób.

KSeF ROZWIĄZANIEM OBLIGATORYJNYM

Krajowy System e-Faktur wprowadzony został 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu podmioty gospodarcze mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach systemu.

Warto jednak zaznaczyć, że wraz z 1 lipcem 2024 nastąpi wprowadzenie obligatoryjnego obowiązku korzystania z KSeF dla wszystkich podmiotów, stąd warto już dziś zapoznać się z jego działaniem.  

DLACZEGO WARTO PRZEJŚĆ NA KSeF JUŻ TERAZ?

Dla niektórych firm, przechodzenie na Krajowy System e-Faktur (KSeF) może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, szczególnie dla tych, które dotychczas korzystały z tradycyjnych faktur papierowych lub systemów elektronicznych niekompatybilnych z nowymi standardami.

Z czym przyjdzie zmierzyć się podczas przejścia na KSeF?

1. Konieczność dostosowania systemów księgowych i IT: Firmy muszą zmodyfikować swoje systemy księgowe i informatyczne, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.

2. Wysoka złożoność procesu: Przejście na KSeF wymaga wdrożenia szeregu procedur i procesów, takich jak autoryzacja do systemu, generowanie plików XML, przesyłanie faktur, weryfikacja i ewentualna korekta błędów. Wymaga to czasu, zasobów i wiedzy technicznej.

3.  Problemy z integracją systemów: integracja systemów KSeF z systemami firm może sprawić trudności, co może prowadzić do błędów w przetwarzaniu faktur. Warto zatem postawić na pewny i sprawdzony system, który w standardzie posiada integrację z KSeF.

4.  Konieczność szkoleń pracowników: wprowadzenie nowego systemu wymaga szkolenia pracowników, którzy będą odpowiedzialni za generowanie i przesyłanie faktur. Konieczne jest również szkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość w zakresie nowych procedur i wymagań KSeF.

5.  Wymagania prawne: firmy muszą spełnić określone wymagania prawne związane z KSeF, takie jak konieczność posiadania certyfikatu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego.

Przedsięwzięcia takie jak dostosowanie organizacji firmy i jej systemów informatycznych, przeprowadzenie programów pilotażowych i zorganizowanie szkoleń personelu wymagają czasu wliczając spory margines bezpieczeństwa na ewentualne korekty. Wobec tego, zalecamy zdecydowanie się na rozpoczęcie procedury przejścia na KSeF już teraz.

Przejście na Krajowy System e-Faktur może także przynieść firmom wiele korzyści. Wśród nich można wymienić: zwiększenie efektywności procesów biznesowych, ograniczenie ryzyka błędów i oszustw, a także oszczędności czasu i kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych.

E-FAKTURY - KORZYŚCI DLA PRZEDSIĘBIORCÓW

Sama idea przeniesienia całego obszaru fakturowania do przestrzeni cyfrowej wydaje się być dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Czy faktycznie tak jest? Jakie plusy niesie za sobą korzystane z faktur ustrukturyzowanych oraz systemu KSeF?

Spośród szeregu korzyści, na jakie zwraca uwagę Ministerstwo Finansów, warto wymienić większą efektywność całego procesu fakturowania dzięki zastosowaniu automatycznego księgowania. 

Jeden, stały format, standaryzacja oraz ujednolicenie faktur umożliwia ich łatwiejsze zestawianie, porównywanie oraz obsługę w innych krajach UE o takich samych standardach fakturowania elektronicznego. Większe bezpieczeństwo, niższe koszty obsługi oraz mniejsze ryzyko pomyłek podczas księgowania to kolejne, istotne zalety elektronicznych faktur ustandaryzowanych.

Samo wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to także korzyści podatkowe, m.in. krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku, uproszczona dokumentacja i przyspieszenie obrotu dokumentami czy też brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktur.

KSeF - JAK WYSTAWIĆ E-FAKTURĘ

Jak widać, planowane przez Ministerstwo Finansów zmiany, chociaż obligatoryjne dla wszystkich podmiotów gospodarczych, mogą okazać się znacznym ułatwieniem dla właścicieli firm. Pozostaje jednak pytanie, jaki jest najlepszy sposób na wystawianie faktur za pomocą KSeF? Strony rządowe zapewniają, że udostępnią bezpłatne narzędzia, które pomogą w elektronicznym fakturowaniu.

Jednak najefektywniejszym sposobem na połączenie procesu fakturowania z innymi obszarami funkcjonowania organizacji wydaje się być skorzystanie z komercyjnego systemu, który będzie w stanie sprawnie obsłużyć cały proces oraz zintegrować go z innymi działaniami firmowymi. Aby takie oprogramowanie było prawdziwym ułatwieniem i przyspieszeniem pracy, musi być możliwie przyjazne w obsłudze oraz powinno oferować możliwość pełnego dostosowania funkcji i kreowania nowych rozwiązań w zależności od specyficznych potrzeb danej organizacji.

Przykładem takiego oprogramowania, które, będąc całkowicie elastycznym i definiowalnym, oferuje jednocześnie całościową obsługę procesu e-fakturowania i pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur jest właśnie Platforma INTENSE.

E-FAKTURY W INTENSE PLATFORM

Schemat integracji Platformy INTENSE z Krajowym Systemem e-Faktur wygląda następująco:

Szczegółowy proces obsługi faktur ustrukturyzowanych omówiliśmy krok po kroku w poniższym filmie:

Wszystko zaczyna się od nadania poświadczeń, czyli przyznania danemu pracownikowi „uprawnień” do obsługi procesu odczytywania (pobierania) faktur z KSeF oraz zapisu (wysyłania) dokumentów do Krajowego Systemu za pośrednictwem Platformy INTENSE. Możliwe jest także wczytywanie poświadczeń nadanych poza systemem. Nasze oprogramowanie dobrze sprawdza się w przypadku pracy w strukturze wielofirmowej, bowiem lista poświadczeń wspólna jest dla wszystkich spółek grupy zarejestrowanych w Platformie.

Po zapisaniu i aktywacji poświadczeń możemy przystąpić do wysyłania i pobierania faktur w integracji z Krajowym Systemem e-Faktur:

- Wysyłka faktur: w celu usprawnienia całego procesu, procedura wysyłania faktur do KSeF jest możliwie jak najbardziej uproszczona. Z właściwego obiektu (najczęściej będzie to faktura sprzedaży) za pomocą akcji generowania powstaje obiekt e-Faktura, który pojawia się na liście gotowych do wysłania (wystawionych) e-faktur. Przed wysłaniem dokumentu w formacie XML możliwa jest jego wizualizacja. Po wysyłce możliwe jest śledzenie statusu dokumentu, czyli sprawdzenie statusu wysyłki. Po przyjęciu e-Faktury przez KSeF otrzymujemy datę potwierdzenia oraz nadany numer. Na koniec pobieramy UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które możemy również wyeksportować i zapisać w konkretnej lokalizacji poza systemem.

- Pobieranie faktury: aby ułatwić działania integracyjne z KSeF oraz umożliwić podgląd wszystkich pobranych z tego systemu dokumentów, w Platformie INTENSE pojawiła się nowa lista: E-faktury pobrane. Platforma umożliwia pobranie „wszystkich dokumentów”, czyli dokumentów od ostatniego pobrania, lub możliwość wskazania interesującego nas okresu. Po zrealizowaniu tej akcji, w razie potrzeby możliwy jest podgląd danej e-faktury, a następnie wygenerowania z niej konkretnego dokumentu. Po zakończeniu generowania obiektu otrzymamy zwrotnie jego numer oraz zobaczymy jego powiązanie z e-fakturą.

KSeF - UŁATWIENIE CZY OGRANICZENIE ?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur budzić może mieszane uczucia. Jedni przedsiębiorcy wskażą na szereg korzyści płynących z takiego rozwiązania i docenią ułatwienia związane z pełną cyfryzacją tego obszaru działalności. Inni właściciele firm podniosą zapewne kwestię zasadności wprowadzania obligatoryjnych rozwiązań, będących w pewien sposób ograniczeniami swobody gospodarczej i symptomami pogłębiającej się ingerencji organów państwowych w działalność prywatną.

Niezależnie od sposobu postrzegania tej kwestii, najrozsądniejszym rozwiązaniem, które pozwoli nie martwić się o sprawną obsługę całego procesu integracji przedsiębiorstwa z Krajowym Systemem e-Faktur, jest postawienie na odpowiedni, sprawdzony i nowoczesny system. Istotny jest wybór narzędzia, które w pełni przystosowane jest do nadchodzących zmian w obszarze fakturowania elektronicznego, a którego dobrym przykładem jest właśnie Platforma INTENSE.